Séance d'échanges et d'information

Qu’est-ce que c’est?
Quels sont ses avantages?
Comment y avoir accès?
Comment se préparer?
Faut-il être représenté?
Y a-t-il des frais?
Comment se déroule la séance?
Quelle est la durée de la séance d’échanges et d’information?
Quel est le délai pour remettre les motifs de recours?
Que faire si vous décidez de ne pas maintenir votre recours?

Qu’est-ce que c’est?

La séance d’échanges et d’information est une rencontre, animée par un membre du personnel de la Commission, à laquelle participent la personne qui a déposé un recours en matière de promotion et des représentants de l’employeur. Elle concerne exclusivement ce type de recours et vous êtes tenu d'y assister, car elle constitue une étape préalable à l’audience (à moins qu’un commissaire décide qu’il n’y a pas lieu de la tenir).

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Quels sont ses avantages?

Cette rencontre est l’occasion pour vous d’obtenir des explications relativement au processus de qualification en vue de la promotion auquel vous avez participé, et d’exprimer votre point de vue. Par la suite, vous serez à même de décider, en fonction des renseignements obtenus, si vous maintenez votre recours.

Grâce à l’information recueillie, vous serez également en mesure de préciser vos motifs de recours, et ainsi de circonscrire les éléments sur lesquels portera l’audience, le cas échéant.

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Comment y avoir accès?

La décision de tenir une séance d’échanges et d’information est prise par un commissaire. Les parties sont alors convoquées. Si le commissaire décide qu’il n’y a pas lieu de tenir une telle séance, le recours est inscrit au rôle d’audience de la Commission.

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Comment se préparer?

La meilleure façon de vous préparer à une séance d’échanges et d’information est de mettre par écrit les questions que vous vous posez par rapport au processus de qualification en vue de la promotion et qui sont à l’origine de votre recours. Ainsi, vous aurez l’assurance de faire le tour de tout ce qui vous semble irrégulier ou illégal dans la procédure à laquelle vous avez participé.

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Faut-il être représenté?

Lors d’une séance d’échanges et d’information, il n’est pas nécessaire d’être représenté. Si vous choisissez de l’être, vous devrez payer les honoraires de votre représentant ou de votre avocat.

Si vous êtes membre d’une association ou d’un syndicat, vous pouvez vous informer pour connaître les types d’accompagnement offerts.

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Y a-t-il des frais?

La Commission n'exige aucuns frais pour la séance d’échanges et d’information.

Concernant votre rémunération et les frais remboursés lorsque vous êtes convoqué par la Commission, vous pouvez consulter la Directive concernant les conditions de travail des fonctionnaires, article 7 de la sous-section 3 – Conditions de travail applicables à l’occasion d’un recours ou d’une plainte devant la Commission de la fonction publique, laquelle peut être consultée dans le recueil des politiques de gestion dans le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor.  

En résumé, sachez que, lorsque vous êtes convoqués par la Commission, vous avez droit de recevoir votre traitement durant la période pendant laquelle votre présence est requise, ainsi que d’être remboursé pour les frais engagés pour vos déplacements. Vous devez cependant consulter votre direction des ressources humaines pour connaître les détails et les modalités de remboursement.

Il est important de noter que vous n’avez pas droit à votre traitement ni au remboursement de vos frais de déplacement pour vous préparer, s’il y a lieu,  en vue de la séance d’échanges et d’information proprement dite. En cas de doute, vous pouvez communiquer avec le greffe de la Commission.

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Comment se déroule la séance?

Si la Commission a reçu plusieurs recours concernant la même étape d’un processus de qualification, d’autres recoursants, accompagnés ou non de leurs représentants, peuvent y participer simultanément1.

L’animateur vous rencontre d’abord en aparté, dans une salle réservée à cet effet. Il vous explique le déroulement de la séance et répond à vos questions. Une autre salle est mise à la disposition des représentants du ministère ou de l’organisme concerné.

La séance proprement dite se déroule dans la salle d’audience et débute par la lecture de l’ordre du jour. La parole est ensuite donnée aux représentants du ministère ou de l’organisme. Ceux-ci fournissent des explications, des renseignements et des documents concernant la procédure d'admission ou d'évaluation du processus de qualification en vue de la promotion. Vous pouvez aussi fournir des explications, apporter des précisions, déposer des documents et poser des questions.

Vous avez accès à l’information ou aux documents qui contiennent des renseignements pertinents sur la procédure que vous contestez.

Toutefois, si le moyen d’évaluation a été certifié2, l’accès aux documents pourra être limité à certains d’entre eux.

De plus, parmi les documents auxquels vous avez accès, certains pourraient, sur demande des représentants du ministère ou de l’organisme concerné, avoir fait l’objet d’une ordonnance de confidentialité parce qu’il a été démontré qu’il est de l’intérêt de l’administration de la justice qu’ils demeurent confidentiels (ex. : questionnaire ou grille de correction d’un examen).

Si c’est le cas, vous devez vous engager à ne pas reproduire ou reconstituer ces documents de quelque façon que ce soit et à ne pas en divulguer le contenu. Vous devez également vous engager à remettre intégralement les documents sous ordonnance de confidentialité avant de quitter la salle mise à votre disposition pour les consulter.

1-Si vous désirez que votre dossier soit traité individuellement, vous devez en faire part à la personne qui anime la séance avant le début de celle-ci.

2-Les moyens d’évaluation certifiés sont peu nombreux (voir la rubrique Certification). Le cas échéants, les éléments certifiés d’un moyen d’évaluation sont le contenu de l’examen, les critères évalués ainsi que la grille et les modalités de correction. Étant donné que ces éléments ne peuvent être le sujet d’un recours devant la Commission (article 115 de la Loi sur la fonction publique), l’information et les documents qui s’y rapportent ne sont pas accessibles au cours d’une séance d’échanges et d’information.

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Quelle est la durée de la séance d’échanges et d’information?

La durée de la séance est variable. Elle peut être de quelques heures à une journée, selon la complexité du sujet et le nombre de recoursants (certains recours peuvent être regroupés).

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Quel est le délai pour remettre les motifs de recours?

Dans les sept jours ouvrables suivant la séance d’échanges et d’information, vous devez remettre par écrit au greffe de la Commission vos motifs de recours suffisamment détaillés pour permettre à la partie responsable du concours de se préparer à y répondre à l'aide du formulaire de précision des motifsCet hyperlien s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre..

Au moment de l’audience, le commissaire peut autoriser l’ajout d’un motif de recours à ceux déjà précisés.

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Que faire si, en cours de route, vous décidez de ne pas maintenir votre recours?

Vous pouvez vous désister en tout temps. À la réception du formulaire de désistementCet hyperlien s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre.ou d’un avis écrit à cet effet, la Commission met fin au processus, et votre dossier est fermé.

Vous devez aviser le greffe de la Commission le plus tôt possible afin qu’il puisse informer les autres personnes ou parties concernées.

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