Médiation

Qu’est-ce que c’est?
Quels sont ses avantages?
Comment y avoir accès?
Comment se préparer?
Faut-il être représenté?
Y a-t-il des frais?
Qui est le médiateur, et quel est son rôle?
Comment se déroule la rencontre?
Quelle est la durée de la médiation?
Qu’arrive-t-il lorsque les parties s’entendent?
Qu’arrive-t-il lorsque les parties ne s’entendent pas?
Que faire si, en cours de route, vous décidez de ne pas maintenir votre appel?

Qu’est-ce que c’est?

La médiation est une méthode de résolution de conflits qui amène les parties à chercher ensemble, avec l’aide d’un médiateur, des  solutions mutuellement acceptables. C’est une démarche volontaire et confidentielle qui permet en outre de restaurer une relation brisée, ou encore d’établir une nouvelle relation basée sur le respect et la coopération.

haut pageHaut de page

Quels sont ses avantages?

La médiation est une démarche simple et rapide, puisqu’elle a lieu dans un cadre moins formel qu’une audience. Elle ne nécessite pas de déplacement de témoins, demande moins de préparation de votre part et ne crée pas de précédent. De plus, le temps nécessaire pour régler un dossier est généralement plus court, car on parvient souvent à une entente le jour même. Enfin, vous ou l’autre partie êtes libres d’y mettre fin en tout temps.

La médiation permet de négocier avec l’autre partie et de suggérer des solutions plus imaginatives, mieux adaptées aux besoins de chacun, et souvent moins astreignantes que celles proposées par le cadre législatif et la jurisprudence. Les parties sont alors plus portées à respecter l’esprit et la lettre de l’entente que si la solution leur avait été imposée.

Contrairement à l’audience, où c’est le commissaire qui rend la décision, la médiation vous donne la possibilité d’accepter ou de rejeter le règlement proposé. En outre, puisque la solution vient des parties elles-mêmes, le problème est résolu pour de bon.

L’information divulguée et les échanges qui ont eu lieu pendant la médiation demeurent confidentiels. À cet effet, l’alinéa 2 de l’article 116.4 de la LFP prévoit que, malgré l'article 9 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1), nul n'a droit d'accès à un document contenu dans un dossier de médiation.

haut pageHaut de page

Comment y avoir accès?

Vous n’avez pas à faire de démarches particulières puisque, dans le cas d’un appel autre qu’en matière de promotion, le médiateur assigné au dossier communique avec les parties quelques semaines après l’ouverture du dossier.

En matière de promotion, la Commission n’offre pas de médiation. Elle tient plutôt une séance d’échanges et d’information.

haut pageHaut de page

Comment se préparer?

Avant la tenue de la médiation, préparez un résumé des points que vous voulez discuter, et réfléchissez aux solutions que vous aimeriez proposer.

Voici une liste de questions qui pourrait vous être utile dans votre préparation.

  • Quels sont les événements qui ont mené à la situation qui pose problème?
  • Quelles sont les émotions sous-jacentes au conflit (colère, peur, tristesse, dégoût, joie)?
  • Est-ce que je souhaite retrouver une bonne relation, ou y mettre fin de façon harmonieuse?
  • Ai-je des intérêts communs avec l'autre partie?
  • Quels sont les points de discussion que j’aimerais soulever?
  • Quels sont les points forts et les points faibles de mon argumentaire?
  • Quelles solutions puis-je proposer pour régler le conflit?
  • Quels sont, de façon raisonnable, les meilleurs résultats que je peux espérer obtenir?
  • Quel est le seuil sous lequel je ne peux accepter de régler?
  • En cas d'échec, est-ce que j’ai une solution de rechange?

Posez-vous les mêmes questions au sujet de l'autre partie : mettez-vous à sa place afin de comprendre sa vision des choses.

haut pageHaut de page

Faut-il être représenté?

Vous pouvez décider de faire la médiation vous-même et de ne pas être représenté. Dans le cas contraire, vous pouvez engager un avocat qui agira comme conseiller juridique. Vous pouvez aussi être accompagné d’un représentant syndical ou patronal, selon le cas, ou de toute autre personne que vous jugez compétente. Si vous êtes membre d’une association, informez-vous des types d’accompagnement qu’elle peut offrir.

Si vous choisissez d’être accompagné, il est important de retenir les services de la personne le plus rapidement possible, de façon à éviter un retard dans le traitement de votre dossier.

Vous devez savoir que :

  • l'autre partie peut aussi être représentée;
  • le médiateur n’agit pas comme conseiller auprès des parties dans la défense ou la préparation de leur dossier. Il appartient donc aux parties non représentées de consulter un avocat si elles jugent utile d’obtenir des conseils juridiques;
  • la Commission ne peut vous fournir ou vous suggérer le nom d’un représentant, et ce, afin de préserver son mandat d’organisme neutre et impartial.

haut pageHaut de page

Y a-t-il des frais?

La Commission n'exige aucuns frais pour la médiation. Cependant, si vous êtes accompagné par un avocat, vous devrez assumer ses honoraires.

Concernant votre rémunération et les frais remboursés lorsque vous êtes convoqué par la Commission, vous pouvez consulter la Directive concernant les conditions de travail des fonctionnaires, article 7 de la sous-section 3 – Conditions de travail applicables à l’occasion d’un appel ou d’une plainte devant la Commission de la fonction publique, laquelle peut être consultée dans le recueil des politiques de gestion dans le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor.  

En résumé, sachez que, lorsque vous êtes convoqué par la Commission, vous avez droit de recevoir votre traitement durant la période pendant laquelle votre présence est requise, ainsi que d’être remboursé pour les frais engagés pour vos déplacements. Vous devez cependant consulter votre direction des ressources humaines pour connaître les détails et les modalités de remboursement.

Il est important de noter que vous n’avez pas droit à votre traitement ni au remboursement de vos frais de déplacement pour vous préparer, s’il y a lieu,  en vue de la médiation proprement dite. En cas de doute, vous pouvez communiquer avec le greffe de la Commission.

haut pageHaut de page

Qui est le médiateur, et quel est son rôle?

Le médiateur est un membre (commissaire, président) ou un employé la Commission, ou toute autre personne désignée par la présidente ou le président (art. 116.1 LFP).

Il s’assure que la décision des parties d’entreprendre la médiation est volontaire et favorise l’échange d’information afin qu’elles saisissent bien les véritables enjeux du litige. Il les rencontre à certains moments en aparté, et peut leur faire prendre conscience des forces et des faiblesses de leur position respective.

Il agit aussi en tant qu’animateur, en toute objectivité, de façon impartiale et confidentielle, en vue d’aider les parties à déterminer leurs attentes et leurs besoins et, le cas échéant, à préciser les termes d’une entente.

Enfin, il peut suspendre ou mettre fin à la médiation si l’une des parties démontre de la mauvaise foi, ou s’il estime que l’entente à intervenir :

  • crée un déséquilibre ou une injustice à l’endroit d’une partie;
  • repose sur des informations incomplètes ou erronées;
  • contrevient aux dispositions légales applicables.

Enfin, en vertu de l’alinéa 1 de l’article 116.4 de la LFP, le médiateur ne peut être contraint de divulguer ce qui a été révélé ou ce dont il a eu connaissance dans l’exercice de ses fonctions, ni de produire un document confectionné ou obtenu dans cet exercice devant un tribunal, un organisme ou devant une personne ou un organisme de l’ordre administratif lorsqu’il exerce des fonctions juridictionnelles.

haut pageHaut de page

Comment se déroule la rencontre?

La séance de médiation se tient en présence des deux parties et de leurs accompagnateurs, le cas échéant.

Pour que les échanges se déroulent dans un climat respectueux, les parties se rencontrent en terrain neutre, dans les locaux de la Commission, où elles disposent chacune d’une salle de caucus pour se retrouver en privé au besoin.

La majorité des échanges se déroule toutefois en plénière où le médiateur donne la parole aux parties et non aux avocats, sauf exception. Le rôle de ces derniers consiste plutôt à conseiller leur client lors des caucus et à participer à la rédaction de l’entente. Précisons également que le médiateur ne tolère aucune menace, aucun écart de langage ou autre forme d’intimidation durant les échanges.

Dans un premier temps, les parties discutent dans le but d’établir une vision commune du désaccord. Cette étape leur permet, avec l’aide du médiateur, de déterminer leurs intérêts, leurs besoins et leurs attentes.

Les discussions sont ensuite orientées vers la recherche de solutions créatives — mais réalistes, viables et durables — en vue de conclure une entente juste, équitable et mutuellement satisfaisante. Comme un engagement de confidentialité a été signé par les parties dès le début de la médiation, elles peuvent discuter de façon franche et ouverte même en abordant certains enjeux plus sensibles.

haut pageHaut de page

Quelle est la durée de la médiation?

La durée de la médiation est variable. Elle peut être de quelques heures à une journée, selon la complexité du sujet.

haut pageHaut de page

Qu’arrive-t-il lorsque les parties s’entendent?

Lorsque les parties s’entendent, le médiateur s’assure que les termes et les conclusions de l’entente découlent d’un consentement libre et volontaire, et que les conséquences de cette entente sont comprises par les parties. L’entente est par la suite écrite et signée le jour même.

L’entente qui met fin au litige comporte soit un engagement à se désister ou une déclaration de désistement de l’appel de votre part, soit une déclaration d’entente à l’amiable. Si c’est le cas, vous devez déposer un désistement écrit au greffe de la Commission.

haut pageHaut de page

Qu’arrive-t-il lorsque les parties ne s’entendent pas?

Si la médiation ne permet pas de parvenir à une entente, les droits des parties sont sauvegardés. Le litige sera alors entendu au cours d’une audience à laquelle les parties seront convoquées.

Si la médiation a été présidée par un commissaire, c’est un commissaire différent qui préside l’audience. Le médiateur reste cependant disponible pour les parties, tant et aussi longtemps que la décision de la Commission n’est pas été rendue.

À moins que les parties n’y consentent, rien de ce qui a été dit ou écrit au cours de la médiation n’est recevable en preuve (art. 116.2 de la LFP). Les parties doivent donc généralement présenter leur preuve et leur argumentation au cours de l’audience comme si la médiation n’avait jamais eu lieu.

haut pageHaut de page

Que faire si, en cours de route, vous décidez de ne pas maintenir votre appel?

Vous pouvez vous désister en tout temps. À la réception du formulaire de
désistementCet hyperlien s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre.
ou d’un avis écrit à cet effet, la Commission met fin au processus, et votre dossier est fermé.

Vous devez aviser le greffe de la Commission le plus tôt possible afin qu’il puisse informer les autres personnes ou parties concernées.

haut pageHaut de page