Surveillance des offres d’emploi publiées en ligne selon le nouveau processus de sélection au recrutement et à la promotion

Principaux constats

• Défaut de précéder le titre de l’emploi d’un astérisque pour un emploi de complexité supérieure;
• Défaut d’indiquer une clause de compensation (scolarité ou expérience de travail pertinente) ou clause erronée;
• Défaut d’indiquer la date prévue d’entrée en fonction;
• En promotion, absence du libellé voulant qu'il faut faire partie du personnel régulier de la fonction publique et du libellé pour les personnes ayant le droit de réintégrer la fonction publique;
• Défaut de mentionner la clause aspirant pour la scolarité, la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou la détention d’un permis de travail.

Recommandations 

• s’assurer de la qualité des offres d’emploi qu’ils publient en ligne en respectant les exigences de fond et de forme dans la rédaction de ces dernières. À cet effet, elle recommande aux MO d'utiliser les documents élaborés par le SCT, plus particulièrement « Le gabarit d’offre d’emploi au recrutement et à la promotion » et le document « Exigences de l’emploi et vérification de la conformité des candidatures »;
• considérer l’utilisation des réseaux sociaux pour le recrutement pour chaque offre d’emploi.

• élaborer un modèle d'offre d’emploi en vue de la promotion dans la fiche informative « Le gabarit d’offre d’emploi au recrutement et à la promotion »;
• ajouter une légende pour l’utilisation de l’astérisque dans Recrutement en ligne (comme c’est le cas dans Emplois en Ligne) afin que les personnes candidates comprennent qu’il s’agit d’un emploi de complexité supérieure.

Surveillance

• Vérifications
• Enquêtes

Vérifications

Sections de la page

Qu'est-ce qu'une vérification?
Quels sont les principaux types de vérifications?
Résumés et rapports de vérification
Suivi des recommandations
Quelle est la différence entre une vérification et une enquête?

Qu’est-ce qu’une vérification?

Une vérification est une activité, en vertu de l’article 115 de la Loi sur la fonction publique (LFP), par laquelle la Commission s'assure :

• du caractère impartial et équitable des décisions prises en vertu de la LFP et des articles 30 à 36 de la Loi sur l’administration publique, qui affectent les fonctionnaires;
• de l’observation de la loi et de ses règlements relativement au recrutement et à la promotion des fonctionnaires.

Aux fins de l’application de l’article 115, la Commission effectue, notamment, des vérifications sur les activités d’un ou de plusieurs ministères et organismes (MO) en matière de gestion des ressources humaines. Dans ses rapports de vérification, elle peut formuler des recommandations aux autorités compétentes et, si elle le juge utile, en faire rapport à l'Assemblée nationale. 

Les vérifications de la Commission sont basées sur les risques et les enjeux liés aux valeurs et aux principes inhérents à la gestion des ressources humaines dans la fonction publique québécoise, soit l’impartialité, l’équité et l’accès à l’égalité en emploi.

La Commission peut être appelée à effectuer une vérification particulière sur toute matière relevant de sa compétence lorsque le président ou la présidente du Conseil du trésor lui en fait la demande. Cette vérification ne peut toutefois pas avoir préséance sur les autres fonctions et obligations de la Commission. Celle-ci fait rapport de la vérification au président ou à la présidente du Conseil du trésor.

Quels sont les principaux types de vérifications?

Vérification ponctuelle 

Cette approche repose sur la conformité au cadre normatif. Elle porte sur de nouveaux sujets ou sur certains sujets ayant déjà fait l’objet de vérifications. Elle peut aider à identifier des risques liés aux activités de ressources humaines.

Vérification thématique

Cette approche vise à vérifier un thème en particulier dans plusieurs MO. Elle assure un traitement approfondi du sujet faisant l’objet de la vérification et permet d’obtenir une connaissance plus étendue des pratiques des MO. Les résultats de ce type de vérification s’avèrent particulièrement utiles au législateur et aux organismes centraux.

Vérification en matière de dotation

Cette approche permet d’évaluer, organisation par organisation, l’application du cadre normatif relatif à certains aspects de la gestion des ressources humaines. Elle vise aussi à vérifier le respect des principes de la fonction publique québécoise, notamment l’équité, l’impartialité, le mérite et l’accès à l’égalité en emploi.

Résumés et rapports de vérification

Sur son site Web, la Commission publie un résumé de chaque vérification qu’elle a effectuée, incluant le document qui s’y rattache, soit un tableau des résultats ou un rapport détaillé.

Les vérifications thématiques et les vérifications en matière de dotation, dont la portée est plus large, font l’objet d’un rapport détaillé. La Commission y présente, entre autres, les objectifs, les critères et l’étendue de sa démarche, le cadre normatif ses constats, ses recommandations aux MO visés – s’il y a lieu – et ses conclusions.

Quant aux vérifications ponctuelles, elles sont généralement présentées sous forme de tableau. S’y trouvent notamment des données chiffrées, les obligations et les risques en lien avec les pratiques observées, les constats de la Commission et, s’il y a lieu, ses recommandations aux MO visés.

Suivi des recommandations

La Commission assure le suivi des recommandations qu’elle a formulées aux MO qui ont fait l’objet d’une vérification. L’objectif de ce suivi est d’inciter les MO vérifiés à prendre des mesures pour donner suite à ses recommandations.

Au terme de l’année qui suit la publication d’un rapport de vérification, la Commission effectue une appréciation des mesures mises en place. Si les progrès sont jugés insatisfaisants, la Commission procédera à un autre suivi de ses recommandations.

Quelle est la différence entre une vérification et une enquête?

Une vérification est habituellement entreprise à l’initiative de la Commission tandis qu’une enquête fait généralement suite à la demande d’un(e) fonctionnaire ou d'un(e) candidat(e) à un processus de dotation dans la fonction publique québécoise.

De plus, une vérification a une portée plus générale et concerne les activités d'un ou de plusieurs ministères et organismes, en lien avec un sujet précis, alors qu’une enquête porte généralement sur un cas particulier.

Enquêtes

Sections de la page

Qu'est-ce qu'une enquête?
Qui peut demander une enquête?
Sur quels sujets peut porter une enquête?
Quels sujets ne peuvent pas faire l'objet d'une enquête?
Comment déposer une demande d'enquête?
Comment se déroule une enquête?
Quels sont les principes directeurs de la Commission en matière d'enquête?
Les rapports d'enquête sont-ils rendus publics?

Qu’est-ce qu’une enquête?

Une enquête est une activité par laquelle la Commission examine le bien-fondé de décisions prises par les ministères et les organismes de la fonction publique québécoise.

En vertu de l’article 115 de la Loi sur la fonction publique (LFP), la Commission est chargée de vérifier :

• le caractère impartial et équitable des décisions prises en vertu de la LFP et des articles 30 à 36 de la Loi sur l’administration publique, qui affectent les fonctionnaires;
• l’observation de la loi et de ses règlements relativement au recrutement et à la promotion des fonctionnaires.

Aux fins de l’application de l’article 115, la Commission effectue les enquêtes qu’elle juge nécessaires. Elle formule ensuite des recommandations aux autorités compétentes ou, si elle le juge utile, en fait rapport à l’Assemblée nationale.

Contrairement à une vérification, une enquête porte généralement sur un cas particulier que la Commission examine à la suite d’une demande. Elle peut aussi entreprendre une enquête de sa propre initiative.

En complément des informations de cette page, vous pouvez visionner la capsule vidéo sur la demande d’enquête.

Qui peut demander une enquête?

Toute personne qui doute du caractère impartial ou équitable d'une décision prise par un ministère ou un organisme, en matière de gestion des ressources humaines, ou qui soupçonne une irrégularité dans un processus de dotation, peut soumettre une demande d'enquête.

Par exemple :

• Un(e) fonctionnaire syndiqué(e) ou non;
• Un(e) candidat(e) à un processus de dotation dans la fonction publique;
• Une association de salariés reconnue par l'employeur.

Sur quels sujets peut porter une enquête?

• Le non-respect du cadre normatif régissant les processus de dotation dans la fonction publique québécoise.
• Une décision jugée partiale ou inéquitable, rendue par un ministère ou un organisme, en matière de gestion des ressources humaines, notamment une nomination ou une promotion.

Quels sujets ne peuvent pas faire l’objet d’une enquête?

• Un sujet pouvant faire l'objet d’un grief en vertu d’une convention collective ou d'un recours devant une autre instance.
• Un sujet pouvant faire l’objet d’un recours devant le tribunal de la Commission (mesures administratives ou disciplinaires, conditions de travail, harcèlement psychologique, avis de mésentente concernant les procureur(e)s aux poursuites criminelles et pénales).
• Une intégration à une classe d'emplois nouvelle ou modifiée.

Il est à noter que la Commission peut décider, en tout temps, de cesser d'agir dans le contexte d'une demande d'enquête, notamment si celle-ci fait l'objet d'un autre recours portant sur les mêmes faits.

Comment déposer une demande d’enquête?

Avant de demander une enquête, n’hésitez pas à communiquer avec la Commission pour vérifier si vous disposez d’un autre recours et pour protéger vos droits, le cas échéant.

Renseignements de la Commission

Québec : 418 643-1425, poste 304
Ailleurs au Québec (sans frais) : 1 800 432-0432
En ligne : formulaire de demande de renseignements

Demande d'enquête anonyme

Si vous le souhaitez, vous pouvez déposer une demande d’enquête de façon anonyme. Deux options s’offrent à vous :

• Faire une demande anonyme en ne laissant aucune coordonnée pour vous joindre;
• Faire une demande anonyme en laissant des coordonnées pour vous joindre. Ainsi, l’enquêteur ou l’enquêtrice communiquera avec vous pour échanger sur votre demande d’enquête. Si celle-ci ne peut pas être effectuée de façon anonyme et que votre identité devra être fournie au ministère ou à l’organisme concerné, vous en serez informé(e) et vous pourrez alors retirer votre demande d’enquête.

Peu importe le cas, veuillez fournir un maximum d’informations sur les faits, les motifs et les résultats recherchés afin que la Commission puisse procéder à l’enquête. Si elle ne dispose pas de renseignements complets et qu’elle n’est pas en mesure d’en obtenir davantage, elle fermera d’emblée le dossier.

Moyen pour déposer une demande : formulaire de demande d’enquête en ligne

Sachez que vous pourrez retirer votre demande en tout temps, et ce, avant la transmission des résultats de l’enquête.

Comment se déroule une enquête?

Selon les circonstances, la Commission :

• effectue les démarches requises afin d’obtenir les documents et les informations nécessaires à l’enquête;
• établit les faits pertinents et examine les circonstances du cas soulevé, puis procède à leur analyse;
• vérifie l'application des dispositions pertinentes du cadre normatif et les explique au requérant ou à la requérante;
• rencontre individuellement, si nécessaire, chacune des parties (le requérant ou la requérante et le ministère ou l’organisme) afin qu’elles puissent exprimer leur point de vue;
• communique les conclusions de l’enquête aux parties (lorsque les coordonnées sont disponibles) qui ont encore la possibilité de soumettre des faits nouveaux susceptibles de modifier l’issue du dossier;
• formule des recommandations, s'il y a lieu, au ministère ou à l'organisme visé (ex. : modifications aux politiques ou aux pratiques administratives) et en effectue le suivi.

Quels sont les principes directeurs de la Commission en matière d’enquête?

• Transparence : le dossier est traité dans un souci de transparence quant aux informations recueillies auprès du requérant ou de la requérante et du ministère ou de l’organisme.
• Clarté de la communication : les conclusions de l’enquête ainsi que les raisons qui les justifient sont formulées aux parties de manière à faciliter la compréhension du processus qui a été réalisé.
• Priorité à la communication verbale : de façon générale, les conclusions d’une enquête sont communiquées verbalement aux parties, et le dossier est fermé par une lettre transmise par courriel. Toutefois, la Commission peut décider de produire un rapport écrit pour tout motif qu’elle juge pertinent, notamment pour assurer une juste compréhension du dossier par les parties lorsqu’il s’avère complexe ou qu’il présente certains enjeux.

• Recherche de règlement : au terme de l’enquête, lorsque la demande est fondée, l’enquêteur ou l’enquêtrice incite le ministère ou l’organisme (MO) à poser des actions visant à régler la situation litigieuse.

Si le MO est d’accord avec l’interprétation des résultats de l’enquête et qu’il s’engage à poser des actions pour régler la situation, l’enquêteur ou l’enquêtrice informe verbalement le requérant ou la requérante de la fermeture de son dossier, après réception d’une preuve de règlement de la part du MO.

Si le MO n'est pas en accord avec l’interprétation des résultats de l’enquête, ou si la Commission le juge pertinent, un rapport d'enquête est rédigé.

Les rapports d’enquête sont-ils rendus publics?

La Commission diffuse sur son site Web toute information et tout document qui présente un intérêt pour le public, dont les résumés des enquêtes fondées et les rapports d’enquête.

Conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la Commission protège les renseignements personnels qui sont confidentiels. De plus, elle anonymise ses rapports d’enquête en ne mentionnant pas l’identité des personnes physiques visées, peu importe leur fonction, bien que ces renseignements ne soient pas considérés comme confidentiels en vertu de la Loi.