Résumés d'enquête

La Commission rend publics les résumés de ses enquêtes fondées, ainsi que les rapports d'enquête qu'elle produit si une entité n'adhère pas aux recommandations formulées ou encore si elle le juge opportun. Elle protège les renseignements personnels qui sont confidentiels en vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. De plus, elle anonymise ses rapports d'enquête, et ce, malgré le fait que les personnes physiques qui occupent une fonction dans un organisme public puissent être identifiées, ces renseignements n'étant pas considérés comme confidentiels en vertu de la Loi.

Désignations à titre provisoire et temporaire à régulariser à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail

Le 22 décembre 2021, la Commission de la fonction publique (Commission) a transmis à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) les résultats d’une enquête qui avait pour objet une désignation à titre provisoire et deux désignations temporaires sur des emplois de cadre à la Vice-présidence à l’indemnisation et à la réintégration au travail.

Faits constatés

Malgré un processus de dotation enclenché dans les 120 jours pour pourvoir un emploi vacant de directeur général, cadre, classe 2, comme le prévoit l’alinéa 3 de l’article 39 de la Directive concernant la classification et la gestion des emplois de cadres et de leurs titulaires (630) (Directive), la Commission constate que la désignation à titre provisoire est toujours en cours et qu’elle atteindra le délai maximum acceptable de 12 mois le 31 janvier 2022.

De cette désignation ont découlé deux désignations temporaires, conformes en vertu de l’article 40 de la Directive, qui prévoit qu’une désignation temporaire est permise lors d’un remplacement d’un cadre désigné à d’autres fonctions.

Cependant, la Commission rappelle l’obligation de respecter les dispositions de la Loi sur la fonction publique et du cadre normatif en vigueur et ainsi, ne pas attendre délibérément le nouveau processus de sélection pour doter un emploi.

Recommandations de la Commission

Procéder à un nouvel affichage de l’emploi de directeur général, cadre, classe 2, selon les dispositions actuellement en vigueur et, ainsi, ne pas attendre délibérément le nouveau processus de sélection pour le doter.
Mettre fin à la désignation à titre provisoire de la personne sur cet emploi vacant au plus tard le 31 mars 2022, puisque la durée dépassera 52 semaines, durée dont la Commission est d’avis que cette norme maximale est raisonnable pour tous les corps d’emplois.
Mettre fin aux deux désignations temporaires qui ont découlé de cette désignation provisoire pour les raisons précitées.

Dans un courriel du 23 décembre 2021, la CNESST a mentionné qu’elle adhère aux recommandations de la Commission et elle confirme qu’un processus de dotation pour l’emploi vacant est en préparation, et sera publié en janvier 2022.

Nomination au ministère des Transports du Québec

Le 16 décembre 2021, la Commission a transmis au ministère des Transports du Québec (MTQ) le constat d'une enquête qui avait pour objet une nomination à un emploi de conducteur et opérateur de camion lourd et d’engins de chantier (COCLEC).

Le MTQ ne pouvait procéder à cette nomination en octobre 2020 à titre de COCLEC en ayant recours au paragraphe 49 de l’annexe I de la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique (Directive), car il n’y avait pas de situation d’urgence mettant en péril la sécurité des personnes ou des biens.

Ce constat est non conforme au paragraphe 49 de l’annexe I (emplois occasionnels faisant exception au processus de recrutement) de la Directive qui mentionne qu’un tel emploi peut être créé lors d’une situation d’urgence où la sécurité des personnes ou des biens est en cause. La durée d’un tel emploi ne peut excéder le temps requis pour remédier à la situation d’urgence.

Dans un courriel du 17 décembre 2021, le MTQ a répondu à la Commission qu’il s’assurera d’appliquer, à l’avenir, la Directive avec la minutie requise et de faire une interprétation plus juste des situations d’urgences pouvant mener à l’embauche temporaire de ressources en vertu du paragraphe 49 de l’Annexe I.

Nomination à un emploi de cadre, classe 1 au ministère de l’Énergie et des Ressources naturelles

Le 3 décembre 2021, la Commission a transmis au ministère de l’Énergie et des Ressources naturelles (MERN) les résultats d'une enquête qui avait pour objet une nomination à un emploi de cadre, classe 1.

Constats

L’emploi ne possède pas de questionnaire d’analyse d’emploi d’encadrement valide;
L’emploi n’a pas fait l’objet d’une évaluation d’emploi d’encadrement;
Le niveau de l’emploi n’a pas été approuvé par la sous-ministre;
Le MERN n’a pas transmis les informations nécessaires sur l’emploi visé au Secrétariat du Conseil du trésor afin que ce dernier puisse émettre un avis préalable au Conseil du trésor (CT) sur le niveau de l’emploi avant de nommer la personne, cadre, classe 1 sur ce dernier;
Le CT n’a pas déterminé le niveau de cadre, classe 1 pour l’emploi;
L’emploi a été aboli en juin 2021. Depuis, la personne n’a pas été nommée sur un emploi déterminé de niveau cadre, classe 1 par le CT tout en maintenant le même traitement salarial.

Ces constats sont non conformes aux articles 31 alinéa 4^o, 32 alinéa 4^o et 33 alinéas 1^o, 2^o, 3^o de la Directive concernant la classification et la gestion des emplois de cadres et de leurs titulaires (630).

Recommandations

Régulariser rapidement le statut de la personne en la nommant sur un emploi;
Octroyer à cet emploi le niveau d’encadrement selon la méthode Hay et le faire approuver par la sous-ministre;
Si le niveau de cet emploi était évalué comme étant cadre, classe 1, se conformer à la procédure stipulée dans la Directive concernant la classification et la gestion des emplois de cadres et de leurs titulaires (630);
Régulariser le traitement salarial de la personne à la suite de cette nomination en l’ajustant au niveau de cet emploi si ce dernier n’était pas déterminé cadre, classe 1;
S’assurer à l’avenir de se conformer à la Directive concernant la classification et la gestion des emplois de cadres et de leurs titulaires (630) en ce qui concerne le traitement des emplois de cadre, classe 1.

Dans un courriel du 13 décembre 2021, le MERN a répondu à la Commission qu’il adhère à nos constats et recommandations.

Un suivi sera effectué par la Commission afin de constater les actions réalisées dans ce dossier.

Évaluation des emplois de cadres au ministère de l’Enseignement supérieur

Le 17 novembre 2021, la Commission a transmis au ministère de l’Enseignement supérieur (MES) les résultats d'une enquête qui avait pour objet l’évaluation des 44 emplois de cadres de cette organisation.

Constats

Méthode d’évaluation approuvée par le Conseil du trésor (CT) non utilisée avant la nomination du cadre dans 27 dossiers;
Aucune preuve de l'utilisation de la méthode d’évaluation approuvée par le CT dans 13 dossiers;
Aucune détermination du niveau d’encadrement par le sous-ministre (SM) dans 4 dossiers;
Détermination du niveau d’encadrement par le SM postérieure à la nomination dans 18 dossiers;
Détermination du niveau d'encadrement par le SM antérieure aux questionnaires d’analyse de l’emploi (QAE) dans 7 dossiers;
QAE postérieur à la nomination dans 21 dossiers;
QAE non signé et non daté dans 5 dossiers;
Acte de nomination non daté dans 2 dossiers.

Ces constats sont non conformes à l’article 5.1 de la Politique-cadre de gestion des ressources humaines, qui mentionne que les choix structurels du sous-ministre ou du dirigeant d’organisme sont consignés dans un document administratif appelé le « plan d’organisation administrative ».

Ils sont aussi non conformes à l’alinéa 1^o de l’article 33 de la Directive concernant la classification et la gestion des emplois de cadres et de leurs titulaires (630), qui stipule que les sous-ministres et dirigeants d'organisme sont responsables de la gestion et de l'évaluation des emplois de cadres de leur organisation et à cette fin, ils doivent :

1^o évaluer les emplois de cadres conformément à la méthode d'évaluation des emplois de cadres approuvée par le Conseil du trésor et respecter la relativité ministérielle et interministérielle de ces emplois.

Recommandations

Appliquer la méthode d’évaluation approuvée par le CT pour les emplois qui n’ont pas été évalués selon cette dernière;
Régulariser, s’il y a lieu, le classement des emplois qui s’avèreraient supérieurs à leur détermination du niveau d’encadrement suite à l’application de la méthode d’évaluation approuvée par le CT;
Régulariser les dossiers qui sont incomplets (QAE, formulaire d’évaluation d’emploi d’encadrement (FÉEE), détermination du niveau d’encadrement par le SM, AN);
Mettre en place des mécanismes afin de s’assurer que la méthode d’évaluation approuvée par le CT soit faite au moment opportun et de consigner au dossier les documents ayant servi à son évaluation, soit le QAE à jour et approuvé, de même que le FÉEE complété par les membres du comité et approuvé par le SM;
S’assurer, à l’avenir, de remplir, de signer et de dater l’AN au moment opportun et de le conserver au dossier de l’employé.

Dans un courriel du 23 novembre 2021, le MES a répondu à la Commission être en accord avec nos constats et nos recommandations. Il explique que ces irrégularités sont, en grande partie, dues à sa création à la suite de la scission du ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur en juin 2020 et qu’il a déjà entrepris de régulariser ces dossiers.

Un suivi sera effectué par la Commission afin de constater les actions réalisées dans ce dossier.

Évaluation des emplois de cadres au ministère des Relations internationales et de la Francophonie

Le 17 novembre 2021, la Commission a transmis au ministère des Relations internationales et de la Francophonie les résultats d'une enquête qui avait pour objet l’évaluation des 40 emplois de cadres de cette organisation.

Constats

24 évaluations de niveau d’encadrement n’ont pas été autorisées par le sous-ministre;
14 emplois de cadres n’ont pas d’évaluation d’emploi d’encadrement (ÉEE);
11 emplois de cadres n’ont pas de questionnaire d’analyse d’emploi (QAE);
13 QAE ne sont pas signés ni datés;
3 personnes ont été nommées à un classement supérieur au niveau de la classe d'emploi;
3 ÉEE ne sont pas signées ni datées;
1 emploi de cadre a une ÉEE postérieure à l’acte de nomination (AN);
2 emplois de cadres occupés n’ont pas d’AN;
1 AN a été signé 9 mois après la nomination.

Recommandations

Régulariser, dans les plus brefs délais, le classement de l’emploi d’un directeur d’une représentation située en Asie, qui est supérieur à la détermination du niveau d’encadrement de cet emploi;
Régulariser les dossiers qui sont incomplets (ÉEE, QAE, AN);
Lors de la création ou de la modification d’un emploi, s’assurer, à l’avenir, de remplir et de signer les documents requis (QAE et ÉEE) au moment opportun et de les conserver au dossier de l’employé;
S’assurer, à l’avenir, de remplir et de signer l’AN au moment opportun et de le conserver au dossier de l’employé;
Tout en tenant compte des singularités de l’évaluation des postes dans le réseau de représentations à l’étranger et des enjeux de mobilité entre le réseau et le siège social, mettre en place des mécanismes afin de s’assurer que la méthode d’évaluation approuvée par le Conseil du Trésor soit faite au moment opportun et de consigner au dossier les documents ayant servi à son évaluation, soit le QAE à jour et approuvé, de même que l’ÉEE complétée par les membres du comité et approuvée par la sous-ministre.

Dans un courriel du 19 novembre 2021, le MRIF a répondu à la Commission être en accord avec nos recommandations et qu’il avait déjà agi pour redresser la situation depuis l’arrivée en fonction de la sous-ministre actuelle.

Un suivi sera effectué par la Commission afin de constater les actions réalisées dans ce dossier.

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