Dossiers d’intérêt publiés dans le rapport annuel 2012-2013

Enquête concernant le service de référence de candidatures du Centre de services partagés du Québec

Le Centre de services partagés du Québec (CSPQ) offre aux ministères et aux organismes un service payant de référence de candidats qui sont déclarés aptes, qui se montrent disponibles et qui ont un intérêt pour les emplois à pourvoir. Les ministères et les organismes qui veulent utiliser ce service de référence doivent remplir le formulaire prévu à cet effet dans le système de gestion des listes de déclaration d’aptitudes et l’acheminer au CSPQ.

Quand le CSPQ reçoit une demande, il amorce des recherches à partir des listes de déclaration d’aptitudes appropriées. En règle générale, une liste de 75 candidats est nécessaire pour sélectionner au moins cinq personnes que l’emploi à pourvoir intéresse. 

Cette liste de candidats est envoyée à un centre d’appels qui a la responsabilité de joindre chacun des candidats. Si une personne a indiqué plusieurs numéros de téléphone pour prendre contact avec elle, le centre d’appels compose chaque numéro et laisse un message en cas d’absence. Quand le centre d’appels a ciblé cinq personnes, il informe les autres candidats qui rappellent que leur nom peut être inscrit sur une liste d’attente en cas de désistement de l’un des postulants.

L’article 3 de la Loi sur la fonction publique prévoit un mode d’organisation des ressources humaines ayant pour objet de favoriser, entre autres, l’égalité d’accès de tous les citoyens à la fonction publique québécoise. Or, dans le contexte de l’enquête en question, la Commission a constaté que les informations transmises aux personnes ne permettaient pas d’atteindre pleinement cet objectif. Le message laissé sur les boîtes vocales manquait de clarté et de transparence quant à l’objectif de l’appel. Le message indiquait qu’un emploi était offert au candidat, alors que le but de l’appel était de vérifier son intérêt à participer à un processus d’entrevue. En effet, ce message indiquait qu’un emploi était offert au candidat, alors que le but de l’appel était de vérifier son intérêt à participer à un processus d’entrevue. De plus, il n’y avait aucune précision sur l’emploi à pourvoir, seul le titre de l’emploi étant mentionné.

Le message aurait dû fournir un minimum de renseignements sur l’emploi, notamment le statut de celui-ci (occasionnel ou régulier), le ministère ou l’organisme visé et la durée prévue. Ces informations auraient favorisé un choix plus éclairé de la part des candidats contactés. Autre élément à signaler, le message ne précisait pas de délai pour rappeler le CSPQ, alors que cela aurait dû être le cas. Ainsi, chacune des personnes communiquant avant l’expiration du délai annoncé aurait eu l’occasion de faire valoir sa candidature et non seulement les cinq premières à avoir exprimé leur intérêt pour l’emploi.

Par souci de transparence, la Commission a recommandé au CSPQ d’informer les candidats d’une façon plus précise sur les emplois à pourvoir lorsqu’un message est laissé sur une boîte vocale. Elle a également recommandé au CSPQ, dans un souci d’équité envers les candidats et d’égalité d’accès aux emplois, de fixer un délai afin de leur permettre de manifester leur intérêt. 

Le CSPQ a appliqué les deux recommandations de la Commission.

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Enquête relative à la participation d’une personne présentant une déficience auditive à une entrevue de sélection

L’enquête de la Commission a porté sur le processus de sélection en vue de pourvoir un emploi d’agent de bureau offert en mutation à la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ).

Dans son offre de service, la candidate avait indiqué, dans la section prévue à cet effet, avoir une déficience auditive nécessitant le port de deux prothèses et elle avait signalé avoir déposé le formulaire « Plan d’intervention – Identification des personnes handicapées et adaptation des moyens d’évaluation » auprès du Centre de services partagés du Québec. Ce formulaire indique qu’elle a de la difficulté à percevoir les sons, plus particulièrement lorsqu’elle est en groupe. À la question de l’offre de service « Avez-vous besoin que les moyens d’évaluation soient adaptés lors des examens de sélection? », la candidate avait coché « Non ».

Par la suite, la candidate a été invitée par une adjointe du gestionnaire de la SAAQ à participer à une entrevue de groupe. Étant donné que, à son avis, son handicap l’avait désavantagée lors d’une première expérience d’entrevue de groupe, elle a alors exprimé le souhait d’être plutôt rencontrée en entrevue individuelle. Au cours de l’entretien, l’adjointe du gestionnaire a perçu cette demande comme une réaction au stress et non comme un problème lié à son handicap et a refusé d’y accéder. La candidate s’est donc présentée à l’entrevue de groupe. Sa candidature n’a pas été retenue pour l’emploi par la suite.

Le Plan d’embauche du gouvernement du Québec pour les personnes handicapées prévoit l’obligation de proposer « l’adaptation des moyens d’évaluation et de sélection » pour ces personnes.La Charte des droits et libertés de la personne interdit, dans le contexte d’un processus de sélection, toute discrimination fondée sur le handicap ou sur l’utilisation d’un moyen pour pallier ce handicap. Quant au Plan d’embauche du gouvernement du Québec pour les personnes handicapées, il prévoit l’obligation pour les ministères et les organismes de proposer « l’adaptation des moyens d’évaluation et de sélection » pour ces personnes. Ce plan s’appuie notamment sur les principes d’équité, d’impartialité et de diversité.

La Commission considère qu’il aurait été raisonnable de proposer une adaptation des moyens d’évaluation à la candidate. Elle a donc recommandé à la SAAQ que ses gestionnaires accordent une attention particulière aux offres de service des personnes handicapées et qu’ils mettent en place, avec le soutien approprié des ressources spécialisées, des mesures d’adaptation des moyens de sélection pour ces personnes, le cas échéant. Ces mesures ont pour objet de favoriser l’évaluation des candidatures de façon juste et équitable.

À la suite de ces recommandations, la SAAQ a publié sur son site intranet un document d’information rappelant l’importance d’adapter les moyens de sélection afin que les personnes handicapées puissent être évaluées de façon juste et équitable. De plus, les conseillères et les conseillers de la Direction des ressources humaines prêteront particulièrement attention à ces considérations à l’occasion de leurs échanges avec les gestionnaires.

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Enquêtes concernant des emplois occasionnels d’une durée inférieure à onze semaines

Il existe une mesure d’exception au paragraphe 7 de l’annexe 1 de la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique qui permet de nommer des personnes à un emploi occasionnel pour une durée inférieure à onze semaines lorsque les candidats inscrits sur une liste de déclaration d’aptitudes ne sont pas disponibles.

La Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique, spécifie clairement que l’engagement dans un tel emploi occasionnel ne peut pas être prolongé ni renouvelé.Cette directive spécifie clairement que l’engagement dans un tel emploi occasionnel ne peut pas être prolongé ni renouvelé. Dans trois enquêtes effectuées auprès de trois organisations, la Commission a constaté des situations de non-conformité à cet égard.

Renouvellement de contrats au ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec

Pour répondre à un surcroît temporaire de travail, le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ) a renouvelé les contrats relatifs à deux emplois occasionnels de moins de onze semaines accordés à une personne. Ces renouvellements sont non conformes à la Directive et vont à l’encontre de l’égalité d’accès aux emplois. En effet, la personne a ainsi occupé un emploi occasionnel pendant plus de dix mois sans être inscrite sur une liste de déclaration d’aptitudes.

La Commission a recommandé au MAPAQ de prendre des mesures pour informer le personnel visé des conditions d’embauche particulières en ce qui a trait aux emplois occasionnels d’une durée inférieure à onze semaines qui sont prévues dans la Directive. Le MAPAQ a ainsi sensibilisé ses gestionnaires à l’application et au respect de ces conditions et en effectuera un suivi plus serré.

Attribution de contrats par la Commission de la santé et de la sécurité du travail

La Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST) a accordé un total de treize contrats pour des emplois occasionnels de moins de onze semaines à trois personnes à la retraite pour répondre à des besoins récurrents dans la même direction régionale. Plusieurs de ces contrats constituaient un renouvellement ou une prolongation de contrat.

La Commission a recommandé à la CSST de prendre les mesures nécessaires pour que de telles situations de non-conformité ne se produisent plus. La CSST s’est engagée à suivre la recommandation en diffusant un communiqué à l’intention de l’ensemble de ses gestionnaires afin de les sensibiliser aux exigences de la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique en matière d’emploi d’une durée inférieure à onze semaines et de les informer des normes à respecter. Elle a d’ailleurs publié, à l’automne 2012, un article à ce sujet dans son journal interne. De plus, elle s’est engagée à soutenir ses gestionnaires dans leur planification de main-d’œuvre, plus particulièrement en ce qui concerne le transfert d’expertise.

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Renouvellement d’un contrat et embauche d'une étudiante par le ministère du Développement durable, de l’Environnement et des Parcs

Afin de pallier une absence temporaire, le ministère du Développement durable, de l’Environnement et des Parcs (MDDEP) a embauché une personne pour un emploi occasionnel de moins de onze semaines, mais le contrat a été renouvelé, ce qui lui a permis ainsi d’occuper l’emploi pendant cinq mois consécutifs.

La Commission a recommandé au MDDEP de prendre des mesures pour informer les personnes visées des conditions d’embauche particulières en matière d’emploi d’une durée inférieure à onze semaines qui sont prévues dans la Directive. Le MDDEP s’est engagé à poursuivre ses efforts auprès de ses gestionnaires afin de leur rappeler ces conditions.

La sélection des candidats doit être effectuée de façon aléatoire à partir de la banque de candidatures gérée par Placement étudiant du Québec.Dans son enquête, la Commission a par ailleurs constaté que la personne visée avait d’abord été embauchée, dans la même direction, à titre d’étudiante. Les emplois étudiants sont encadrés par la Directive concernant les emplois étudiants et les stages dans la fonction publique. L’article 9 de cette directive prévoit que la sélection des candidats doit être effectuée de façon aléatoire à partir de la banque de candidatures gérée par Placement étudiant du Québec. Or, le MDDEP n’a pas été en mesure de démontrer que cette sélection avait été effectuée aléatoirement.

La Commission a donc recommandé au MDDEP de s’assurer de l’application intégrale de la Directive concernant les emplois étudiants et les stages dans la fonction publique. Le MDDEP s’est engagé à diffuser une note afin de rappeler aux gestionnaires les dispositions prévues dans la Directive en ce qui concerne les emplois étudiants et de les sensibiliser à l’importance de s’y conformer. De plus, il s’est engagé à effectuer un rappel auprès des équipes responsables de la dotation à la Direction des ressources humaines pour qu’elles veillent à leur application.

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Enquête concernant la constitution d’une réserve de candidatures au recrutement au ministère de la Sécurité publique

L’enquête de la Commission a porté sur une réserve de candidatures au recrutement constituée en vue de pourvoir des emplois de conseillère ou de conseiller en sécurité incendie au ministère de la Sécurité publique (MSP).

La procédure d’évaluation de cette réserve comportait trois examens éliminatoires. Chacun avait une valeur de 100 points pour un total de 300. Lorsque les deux premiers examens étaient réussis par un candidat, celui-ci était convoqué à un examen oral. Le seuil de passage de ce dernier était fixé à 58 sur 100. La personne ayant fait la demande d’enquête a échoué à cette épreuve. Elle a demandé au MSP de l’information sur la méthode d’évaluation afin de mieux comprendre son échec. Le MSP a répondu en lui fournissant de l’information sur l’examen oral, notamment sur les critères évalués. Cette information n’a pas satisfait le candidat qui souhaitait être informé davantage sur sa performance à l’examen.

En vertu de l’article 40 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, « un organisme public peut refuser de communiquer une épreuve destinée à l’évaluation comparative des connaissances, des aptitudes, de la compétence ou de l’expérience d’une personne, jusqu’au terme de l’utilisation de cette épreuve ». Toutefois, au terme de son utilisation, différentes informations peuvent être transmises aux personnes qui en font la demande.

Dans ce cas-ci, selon la Commission, l’information donnée au candidat n’était pas suffisante pour lui permettre de comprendre sa performance à l’examen. D’autres renseignements auraient pu lui être transmis, comme les objectifs de l’examen oral et la définition des critères évalués. La Commission a donc recommandé au MSP de fournir au candidat l’information complémentaire sur sa performance à l’examen oral, ce qui a été fait.

Par ailleurs, la Commission a constaté que le comité d’évaluation avait décidé de ne poser aucune sous-question aux candidats pendant l’examen oral, alors que cela aurait été approprié. Il avait déterminé comme seules interventions possibles de répéter la question et de demander au candidat si sa réponse était complète. Le comité d’évaluation a mentionné avoir agi ainsi dans un souci d’équité.

Le mandat d’un comité d’évaluation est de rechercher les meilleurs candidats afin de pourvoir les emplois. Les membres du comité d’évaluation doivent donc leur fournir l’occasion de démontrer, ou non, leur connaissance des réponses aux questions. C’est ce que l’on appelle le « devoir d’assistance ».Or, le mandat d’un comité d’évaluation est de rechercher les meilleurs candidats afin de pourvoir les emplois. Les membres du comité d’évaluation doivent donc leur fournir l’occasion de démontrer, ou non, leur connaissance des réponses aux questions.

C’est ce que l’on appelle le « devoir d’assistance », c’est-à-dire l’obligation d’aider les candidats à fournir la meilleure prestation possible. Le devoir d’assistance ne doit pas permettre au candidat de fournir une performance au-delà de ses connaissances et de ses capacités, mais plutôt lui offrir la possibilité de fournir une performance à la mesure de ces dernières. Plusieurs décisions rendues par la Commission portent d’ailleurs sur ce devoir d’assistance qui doit être apporté aux candidats à l’occasion d’un examen oral.

Selon la Commission, dans le cas de cette réserve de candidatures, le comité d’évaluation n’a pas rempli son devoir d’assistance puisqu’il n’a pas interagi avec les candidats lorsque cela était approprié. La Commission a donc recommandé au MSP de prendre les mesures nécessaires, quand des examens oraux seront tenus dans le contexte d’une procédure d’évaluation en vue du recrutement, pour que les comités d’évaluation remplissent leur devoir d’assistance. Les conseillers en dotation du MSP ont été informés verbalement et par écrit des pratiques à suivre en la matière.

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Enquête concernant un contrat de services assimilable à un contrat de travail au ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec

Dans cette enquête, la Commission a examiné un contrat de services dont le mandat correspondait aux attributions principales et habituelles d’une technicienne en administration. Ce contrat a été attribué par la Direction des ressources financières du ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ), en octobre 2010. Le contrat a été réalisé dans les locaux et avec les outils du MAPAQ, sous la supervision directe d’un gestionnaire. Ce dernier justifie l’attribution du contrat par un gel d’embauche.

La Commission a constaté que le contrat attribué par le MAPAQ était un contrat de travail au sens du Code civil du Québec et que, en conséquence, il n'aurait pas dû retenir les services de la personne par l’entremise d’un contrat de services. De plus, aucune démarche de dotation n’avait été entreprise en vue de pourvoir l’emploi.

La Commission a donc recommandé au MAPAQ de prendre des mesures pour prévenir les situations où un contrat de services risque de constituer, dans les faits, un contrat de travail. Pour sa part, le MAPAQ a fait un rappel écrit à l’ensemble de ses gestionnaires concernant l’utilisation des contrats de services et des contrats de travail.

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Enquête concernant l’attribution d’une prime de désignation à titre provisoire, l’horaire majoré et les heures supplémentaires d’une employée

La Commission a procédé à une enquête concernant diverses situations observées à la Direction des ressources financières du ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ). Ces situations concernaient une prime de désignation à titre provisoire, l’horaire majoré et les heures supplémentaires d’une employée.

L’employée en question bénéficiait d’une prime de désignation à titre provisoire depuis décembre 2007 pour un emploi de technicienne en administration, classe principale, alors qu’elle détenait un classement de technicienne en administration, classe nominale. Or, elle n’occupait pas cet emploi en remplacement d’une personne absente ou à la suite d’une désignation à un emploi vacant. Il s’agissait plutôt de son propre emploi.

Aucune disposition du cadre normatif de la fonction publique québécoise ne prévoit une rémunération additionnelle pour une personne en attente de se qualifier pour une promotion sans concours.À l’origine, en 2007, le MAPAQ ne pouvait lui accorder une promotion sans concours à titre de technicienne en administration, classe principale, car elle ne répondait pas à l’une des conditions d’admission pour être promue à la classe principale, soit posséder dix années d’expérience à titre de technicienne en administration, classe nominale. On lui a donc accordé une prime de désignation à titre provisoire sur une base annuelle de 5 %.

L’article 33 de la Loi sur l’administration publique indique qu’« aucune rémunération ne doit être payée aux fonctionnaires en plus du traitement régulier attaché à leurs fonctions, sauf conformément à une décision du Conseil du trésor. » Or, aucune disposition du cadre normatif de la fonction publique québécoise ne prévoit une rémunération additionnelle pour une personne en attente de se qualifier pour une promotion sans concours.

La Commission a conclu que cette prime était une rémunération additionnelle non conforme à la Loi sur l’administration publique. Elle a recommandé au MAPAQ de mettre fin à la prime de désignation à titre provisoire, ce qui a été fait.

La Convention collective des fonctionnaires prévoit les situations où il est possible de modifier le régime d’heures de travail.L’employée visée bénéficiait également, depuis octobre 2010, d’un horaire de travail majoré à 40 heures par semaine. La Convention collective des fonctionnaires prévoit les situations où il est possible de modifier le régime d’heures de travail. Dans ce cas-ci, le gestionnaire invoquait l’efficacité du service comme motif pour appuyer sa décision.

Il justifiait l’horaire majoré de l’employée par le fait qu’elle devait répondre à des demandes d’assistance de 8 h 30 à 16 h 30 tout en assumant d’autres tâches. La Commission a considéré que cette décision n’était pas suffisamment motivée pour modifier son horaire de travail de façon récurrente. Elle a donc recommandé au MAPAQ de mettre fin à cette mesure, ce qui a été fait.

La Commission a par ailleurs examiné les heures supplémentaires effectuées par l’employée sur une base annuelle depuis 2005. Le gestionnaire, par subdélégation du sous-ministre, est imputable des décisions prises concernant les heures supplémentaires effectuées dans son unité administrative. La Commission est d’avis que cet aspect de la situation était conforme aux règles.

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Enquêtes sur l’information transmise aux personnes à la suite d’une décision les concernant

La Commission a procédé à deux enquêtes à la demande de personnes n’ayant pas obtenu l’information jugée suffisante pour bien comprendre des décisions prises à leur endroit.

La première enquête portait sur une candidature non retenue pour un emploi de contrôleur routier à la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ). La seconde concernait une candidature non retenue pour deux emplois d’ingénieur de niveau de complexité expert au ministère des Transports du Québec (MTQ). Dans les deux cas, les personnes désiraient savoir pourquoi leur candidature n’avait pas été retenue à la suite des entrevues d’embauche.

Dans le premier cas, les motifs de refus portaient sur les aptitudes particulières exigées pour l’emploi et sur le fait que le candidat n’avait pas démontré suffisamment son intérêt pour la carrière de contrôleur routier. La Commission a recommandé à la SAAQ de l’informer des raisons pour lesquelles il n’avait pas été retenu pour l’emploi. La SAAQ s’est conformée à cette recommandation.

Toute personne visée par une décision en matière de gestion des ressources humaines est en droit d’en être informée de manière appropriée afin de bien comprendre les motifs invoqués et d’en apprécier le caractère équitable et impartial.Dans le second cas, certaines explications verbales avaient déjà été fournies au candidat. La Commission a tout de même recommandé au MTQ de l’informer par écrit des raisons pour lesquelles sa candidature n’avait pas été retenue pour les deux emplois d’ingénieur, ce qui a été fait.

La Commission a tout de même recommandé au MTQ de l’informer par écrit des raisons pour lesquelles sa candidature n’avait pas été retenue pour les deux emplois d’ingénieur, ce qui a été fait.

Toute personne visée par une décision en matière de gestion des ressources humaines est en droit d’en être informée de manière appropriée afin de bien comprendre les motifs invoqués et d’en apprécier le caractère équitable et impartial. Cela est d’autant plus justifié à l’étape du processus de sélection où la décision de retenir ou non une candidature relève du pouvoir discrétionnaire du gestionnaire.

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