Rapports de vérification 2021

Suivi de la vérification ponctuelle portant sur l’attribution d’un horaire majoré à la Société d’habitation du Québec et au ministère de la Culture et des Communications

Le 17 novembre 2021, la Commission terminait le suivi de l’application des recommandations découlant des résultats d’une vérification ponctuelle portant sur l’attribution d’un horaire majoré.

La Société d’habitation du Québec ayant obtenu un taux de conformité de 100 % pour ses dossiers lors de la vérification, aucun suivi n’était nécessaire.

La Commission a analysé les informations reçues du ministère de la Culture et des Communications. Vu les actions déjà initiées et les éléments fournis, elle considère que celui-ci a réalisé des progrès satisfaisants dans la mise en œuvre des deux recommandations qui lui ont été formulées.

Vérification ponctuelle portant sur l’authenticité des diplômes et des évaluations comparatives

Le 28 septembre 2021, la Commission a transmis les résultats  d’une vérification ponctuelle au ministère de l’Éducation (MEQ), au ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS-FRISSS) et à la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ). L’objectif était de s’assurer de l’authenticité des diplômes et des évaluations comparatives* ayant servi à l’admissibilité précédant la nomination à titre temporaire d’employés de la fonction publique.

La Commission a examiné 141 dossiers, soit 52 au MEQ, 38 au MSSS et 51 à la RAMQ. Elle arrive aux constats suivants :

• Dans tous les dossiers vérifiés au MEQ et au MSSS, le diplôme ou l’évaluation comparative déclaré par les employés aux fins de leur admissibilité à la classe d’emplois puis fournis au moment de leur embauche dans la fonction publique avait été dûment sanctionné par l’autorité compétente comme prévu au cadre normatif;
• Dans tous les dossiers vérifiés à la RAMQ, le diplôme ou l’évaluation comparative déclaré par les employés aux fins de leur admissibilité à la classe d’emplois avait également été dûment sanctionné par l’autorité compétente comme prévu au cadre normatif. Toutefois, pour deux employés recrutés et trois arrivés par mutation, leur dossier ne contenait pas le diplôme ou l’évaluation comparative.
  La Commission rappelle que la preuve du diplôme requis ou de l’évaluation comparative doit être présente au dossier de l’employé. L’absence d’un tel document rend le dossier incomplet et peut faire en sorte de nommer une personne sans que les conditions minimales d’admission soient respectées.

Devant ce constat, la Commission a recommandé à la RAMQ de mettre en place des mécanismes pour s’assurer de la présence de la preuve du diplôme requis ou de l’évaluation comparative au dossier de l’employé afin de démontrer le respect des principes de la Loi sur la fonction publique.

Rappelant les principes de la sélection au mérite et d’équité, la Commission insiste sur la nécessité de tenir des dossiers complets.

 *La vérification de l’authenticité des diplômes et des évaluations comparatives a été réalisée grâce à la collaboration du ministère de l’Éducation, du ministère de l’Enseignement supérieur, du ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration et des dix universités suivantes : Université de Concordia, HEC Montréal, Université Laval, Université de Montréal, Polytechnique Montréal, Université de Sherbrooke, Université du Québec à Montréal, Université du Québec à Rimouski, Université du Québec à Trois-Rivières et Université d’Ottawa.

Suivi des recommandations

Le 23 janvier 2023, la Commission a terminé le suivi de l’application d’une recommandation découlant d’une vérification ponctuelle portant sur l’authenticité des diplômes et des évaluations comparatives à la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ).

La Commission a analysé les informations reçues de la RAMQ. Étant donné les actions déjà débutées et les éléments fournis, elle considère que l’organisme a réalisé des progrès satisfaisants dans la mise en œuvre de la recommandation qui lui a été formulée. Elle l’en félicite.

Suivi approfondi des recommandations en matière de gestion des emplois de complexité supérieure

Le 27 juillet 2021, la Commission a transmis les résultats d’un suivi approfondi des recommandations en matière de gestion des emplois de complexité supérieure (ECS) à la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), au ministère du Conseil exécutif (MCE), au ministère de l'Énergie et des Ressources naturelles (MERN), au ministère des Finances (MFQ), à la Société de l'assurance automobile du Québec (SAAQ) et à la Société d'habitation du Québec (SHQ).

Constats

La Commission a examiné 85 dossiers, soit 15 à la CNESST, 15 au MCE, 15 au MERN, 15 au MFQ, 15 à la SAAQ et 10 à la SHQ, afin de s’assurer de la mise en œuvre des recommandations qui leur avaient été initialement formulées. La Commission a constaté les faits suivants :

• Dans deux dossiers de la CNESST et trois dossiers de la SAAQ, les emplois n’ont pas été préalablement évalués par un comité d’évaluation.
• Dans un dossier de la SHQ, le nom du titulaire de l’emploi était inscrit sur la description de l’emploi à évaluer.
• Dans un dossier de la SHQ, l’emploi vacant n’a pas été affiché préalablement à son comblement.
• Dans un dossier de la CNESST, un dossier de la SAAQ et un dossier de la SHQ, l’employé a été désigné antérieurement à l’évaluation de l’emploi par un comité.
• Dans cinq dossiers de la CNESST, quatre dossiers du MERN, quatre dossiers du MFQ et quatre dossiers de la SAAQ, la chronologie des signatures n’a pas été respectée ou alors la signature des responsables était manquante.

Recommandations

Devant ces constats, la Commission a formulé les recommandations suivantes aux entités concernées :

• Mettre en place, de façon systématique, des comités chargés d’évaluer le niveau des emplois professionnels conformément à la Directive concernant la détermination du niveau de complexité des emplois professionnels et la gestion des emplois de complexité supérieure.
• S’assurer que le comité d’évaluation n’ait pas accès aux renseignements permettant d’identifier le titulaire de l’emploi qu’il est responsable d’évaluer.
• Mettre en place des mesures afin de s’assurer que l’emploi vacant de complexité supérieure soit comblé à la suite de l’affichage d’une offre d’affectation ou de mutation.
• Afin de préserver le principe d’équité, s’assurer de désigner l’employé dans un emploi préalablement évalué de niveau de complexité supérieure par un comité d’évaluation.
• Afin de préserver l’intégrité du processus décisionnel menant à l’évaluation du niveau de complexité d’un emploi professionnel et le principe d’équité, s’assurer de remplir et de signer les documents requis (description d’emploi, fiche de consignation et désignation de la personne titulaire) au moment opportun, et de les conserver au dossier d’évaluation de l’emploi.

Rappelant les principes de la sélection au mérite et d’équité, la Commission insiste sur l’obligation de respecter les dispositions du cadre normatif en ce qui a trait à l’évaluation des emplois de complexité supérieure.

Suivi des recommandations

• la CNESST;
• le MERN; 
• le MFQ; 
• la SAAQ; 
• la SHQ.

Résultats d’une vérification ponctuelle sur les exigences linguistiques lors de l’embauche à des emplois

Le 30 juin 2021, la Commission de la fonction publique (Commission) a transmis à l’Assemblée nationale du Québec (ASSNAT), au Directeur des poursuites criminelles et pénales (DPCP), au ministère des Finances (MFQ), au ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI) et à la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) les résultats d'une vérification ponctuelle portant sur les exigences linguistiques lors de recrutement, affectation ou promotion, pour la période allant du 1er septembre 2019 au 30 septembre 2020.

Cette vérification avait pour objectif de s’assurer du respect du Règlement concernant le processus de qualification et les personnes qualifiées, notamment de l’article 20 qui précise que « la connaissance d’une langue autre que le français peut toutefois être un critère d’évaluation éliminatoire sans que les conditions prévues à l’article 19 soient respectées pourvu que cette connaissance soit jugée indispensable à l’exercice de certaines attributions de l’emploi ».

La Commission a examiné :

• 5 processus de dotation à l’ASSNAT;
• 4 processus de dotation au DPCP;
• 2 processus de dotation au MFQ;
• 1 processus de dotation au MIFI;
• 2 processus de dotation à la RACJ.

Concernant l’exigence de la présence de la description d’emploi pour le poste à pourvoir tous les processus analysés au DPCP sont non conformes. Aucune description d’emploi ne nous a été fournie pour ces processus. À la RACJ, un processus est non conforme puisque l’exigence de la connaissance de langue anglaise n’est pas présente dans la description d’emploi.

Concernant la justification de l’exigence de la langue anglaise dans la nécessité de l’accomplissement des tâches exigées pour l’emploi, plusieurs non-conformités ont été relevées. Pour l'ASSNAT, quatre processus sont non conformes pour ce critère puisque les tâches liées à ces emplois ne justifient pas l’exigence de la connaissance de l’anglais. Pour le DPCP, tous les processus analysés sont non conformes pour ce critère. Aucune description d’emploi ne nous a été fournie pour ces processus. Pour le MFQ et la RACJ, tous les processus analysés sont non conformes pour ce critère puisque les tâches liées à ces emplois ne justifient pas l’exigence de la connaissance de l’anglais.

La Commission tient à souligner l’importance des bonnes pratiques en rappelant la nécessité d’instaurer, à l’intérieur du guide d’entrevue, des moyens efficaces pour évaluer la connaissance du niveau d’anglais. L’employeur doit s’assurer de sélectionner des candidats répondant aux exigences de l’emploi notamment la connaissance de la langue anglaise et faire les vérifications nécessaires afin de sélectionner un candidat répondant à ces exigences. De plus, celui-ci doit instaurer des moyens efficaces pour évaluer la connaissance du niveau d’anglais afin d’uniformiser l’évaluation, d’agir avec équité et de témoigner en faveur de l’importance accordée à cette exigence additionnelle.

La Commission a formulé cinq recommandations :

Recommandation au DPCP et à la RACJ

• S'assurer que les descriptions d’emploi permettent d’apprécier la nécessité d’exiger l’utilisation de la langue anglaise.

Recommandations à l'ASSNAT, au DPCP, au MFQ et à la RACJ

• Respecter l'article 46 de la Charte de la langue française en s'assurant de ne pas exiger la connaissance d'une autre langue que celle qui est officielle, à moins que l’accomplissement de la tâche le nécessite.
• S'assurer que le guide d'entrevue mesure la connaissance de la langue anglaise lorsque l'emploi le requiert.
• S'assurer d'évaluer le niveau de connaissance de l'anglais, pour tous les candidats.

Recommandation à l'ASSNAT, au DPCP et au MFQ

• S’assurer de sélectionner des candidats qui répondent aux exigences de l’emploi notamment la connaissance de la langue anglaise.

Suivi de la vérification ponctuelle en matière d’admission à la classe d’emplois par voie de reclassement

Le 22 juillet dernier, la Commission terminait le suivi de l’application des recommandations découlant des résultats d’une vérification ponctuelle portant sur l’admission à la classe d’emplois par voie de reclassement au ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI) ainsi qu’à la Sûreté du Québec (SQ).

La Commission a analysé les informations reçues du MIFI et de la SQ. Étant donné les actions déjà initiées et les éléments fournis, elle considère qu´ils ont réalisé des progrès satisfaisants dans la mise en œuvre des recommandations qui leur ont été formulées.