Commission
de la fonction publique
La Commission de la fonction publique publie aujourd’hui le Rapport de vérification sur l’admissibilité au moment d’une nomination à titre d’aspirant dont l’objectif était d’examiner si les personnes nommées à titre d’aspirant, selon un des quatre statuts prévus dans la Directive concernant certains aspects de l’admission aux classes d’emplois de la fonction publique (Directive), répondaient aux conditions d’admission de la classe d’emplois dans les délais exigés et si les documents afférents étaient présents aux dossiers.
Premier constat — Parmi les 33 dossiers vérifiés dans 17 ministères et organismes (MO), un seul concernait l’appartenance à un ordre professionnel lors de la nomination. La Commission a constaté qu’un MO a nommé une personne à une classe d’emplois dont la condition minimale d’admission nécessitait d’être membre en règle d’un ordre professionnel. Or, le permis de l’ordre visé a été délivré un mois après la nomination de l’employé, ce qui contrevient à la Directive.
Deuxième constat — Six MO n’ont pas obtenu la preuve du diplôme ou du relevé de notes officiel dans le délai imparti. Ainsi, dans 15 % des dossiers, la preuve de la réussite scolaire a été fournie dans un délai de cinq jours à dix mois après l’échéance octroyée. Également, dans un dossier, aucune preuve de la réussite scolaire n’a été envoyée par l’employé avant l’expiration dudit délai.
Troisième constat — La mention « aspirant » doit être indiquée sur l’écrit constatant le classement si le fonctionnaire a été admis à ce titre. Dans 21 % des dossiers, la mention « aspirant » ne figurait dans aucun écrit, comme exigé à l’article 5 du Règlement sur le classement des fonctionnaires.
Quatrième constat — Avant de pourvoir un emploi, un MO doit faire en sorte que l’évaluation du niveau de cet emploi soit à jour. Dans 24 % des dossiers, la description d’emploi était soit manquante, incomplète ou datait de plus de dix ans.
La Commission constate que certains MO ont fait preuve de laxisme dans la gestion des dossiers comportant des clauses « aspirant ». Par conséquent, ils devront mettre en place des mécanismes rigoureux pour éviter la répétition de telles situations.
Quatre recommandations ont été adressées aux entités vérifiées.
Le 2 septembre 2022, la Commission terminait le suivi de l’application des recommandations découlant des résultats de la vérification. La Commission a analysé les informations reçues des douze MO visés par les recommandations :
Vu les actions déjà débutées et les éléments fournis, elle considère que ceux-ci ont réalisé des progrès satisfaisants dans la mise en œuvre des recommandations qui leur ont été formulées et elle tient à les féliciter.
Les ministères et organismes ci-dessous, ayant obtenu une évaluation de conformité de 100 %, n’ont pas fait l’objet d’un suivi.
Le 29 avril 2021, la Commission a transmis les résultats d'une vérification ponctuelle portant sur les nominations à titre d’étudiants et stagiaires au ministère de la Culture et des Communications (MCC) et au ministère de l’Éducation (MEQ).
L’objectif était de s’assurer, par échantillonnage, que des nominations effectuées entre le 1er septembre 2019 et le 30 septembre 2020 respectent le cadre normatif prévu à la Directive concernant les emplois étudiants et les stages dans la fonction publique (Directive).
La Commission a examiné six dossiers de nomination à titre d’étudiants et un à titre de stagiaire au MCC. Les sept dossiers ne respectaient pas la Directive concernant les conditions liées à l’emploi étudiant ou au stage. Le dossier de nomination à titre de stagiaire ne comportait pas tous les documents démontrant l’admissibilité de la personne. Cependant, tous les dossiers étaient conformes pour l’établissement de la rémunération.
La Commission a formulé cinq recommandations :
Parmi les 12 dossiers de nominations à titre d’étudiants et les cinq à titre de stagiaires au MEQ, une nomination à titre d’étudiant ne respectait pas les conditions liées à l’emploi étudiant et deux nominations à titre d’étudiants comportaient des erreurs dans la rémunération. Tous les dossiers de nominations à titre de stagiaires étaient conformes. La Commission les félicite et les invite à poursuivre dans cette voie.
La Commission a formulé deux recommandations au MEQ :
Le 10 juin 2022, la Commission terminait le suivi de l’application des recommandations découlant des résultats de cette vérification ponctuelle.
La Commission a analysé les informations reçues du MCC et du MEQ. Vu les actions déjà initiées et les éléments fournis, elle considère que ceux-ci ont réalisé des progrès satisfaisants dans la mise en œuvre des recommandations qui leur ont été formulées et elle tient à les féliciter.
Le 22 avril 2021, la Commission de la fonction publique (Commission) a transmis à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) les résultats d'une vérification ponctuelle portant sur l’attribution de la rémunération lors d’un recrutement ou d’une promotion, pour la période allant du 1er janvier au 31 décembre 2020.
Cette vérification avait pour objectif de s’assurer du respect du cadre normatif en matière d’attribution de la rémunération à la suite de l’entrée en vigueur de la nouvelle Directive concernant l’attribution de la rémunération des fonctionnaires (Directive), le 30 mars 2020. Le respect de la Directive concernant l’ensemble des conditions de travail des conseillères et conseillers en gestion des ressources humaines (Directive) a également été vérifié en matière de rémunération.
La Commission a également vérifié le respect du Règlement concernant le processus de qualification et les personnes qualifiées (Règlement) en ce qui a trait à l’utilisation d’une liste de déclaration d’aptitudes ou d’une banque de personnes qualifiées, comme prévu à l’appel de candidatures, ainsi qu’à la présence des diplômes dans les dossiers des personnes recrutées ou promues.
La Commission a examiné 30 dossiers à la CNESST. Trois d’entre eux ne respectaient pas les dispositions prévues aux deux Directives. Cependant, tous les dossiers étaient conformes au Règlement.
La Commission tient à souligner l’importance des bonnes pratiques dans la gestion des dossiers du personnel, notamment en ce qui concerne la présence d’une description d’emploi (DE) à jour et dûment complétée. Dans un dossier, la description d’emploi était manquante. Dans 18 dossiers, elle était incomplète ou ne comportait pas toutes les signatures requises et, dans trois dossiers, elle datait de plus de dix ans. La présence d’un formulaire d’attribution de la rémunération au recrutement ou à la promotion permet de démontrer le respect du cadre normatif et renforce l’obligation de transparence. Ce formulaire était manquant dans un dossier.
La Commission a formulé deux recommandations à la CNESST :
Le 13 avril 2021, la Commission de la fonction publique terminait le suivi de l’application des recommandations découlant du Rapport de vérification portant sur la dotation au ministère de l'Éducation et de l’Enseignement supérieur (MEES)* publié en mars 2019.
La Commission a analysé les informations reçues du MEES et compte tenu des actions déjà initiées et les éléments fournis, elle considère que ce dernier a réalisé des progrès satisfaisants dans la mise en œuvre des onze recommandations qui lui ont été formulées, et elle l’en félicite.
*Le 22 juin 2020, le MEES a été scindé en deux ministères, soit le ministère de l’Éducation et le ministère de l’Enseignement supérieur.
Le 17 mars 2021, la Commission terminait le suivi de l’application des recommandations découlant des résultats d’une vérification ponctuelle sur l’admission à la classe d’emploi par voie de reclassement aux ministères et organismes suivants :
La SAAQ et RQ ayant obtenu une évaluation de conformité de 100 % pour leurs dossiers n’ont donc pas fait l’objet d’un suivi.
La Commission a analysé les informations reçues du MAPAQ et du MEES*. Vu les actions déjà initiées et les éléments fournis, elle considère que ces deux ministères ont réalisé des progrès satisfaisants dans la mise en œuvre des recommandations qui leur ont été formulées.
La Commission considère que la mise en œuvre de la recommandation de l’ANQ est caduque puisque l’employée visée par la recommandation a quitté l’organisme.
*Le 22 juin 2020, le MEES a été scindé en deux ministères, soit le ministère de l’Éducation et le ministère de l’Enseignement supérieur.
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