Dossiers d’intérêt publiés dans le rapport
annuel 2010-2011

Vérification d’aptitudes dans le cadre d’une promotion sans concours différente de celle d’un concours de promotion pour des emplois identiques

La Commission a effectué une enquête concernant la vérification d’aptitudes dans le cadre d’une promotion sans concours à un emploi de préposé aux télécommunications à l’Assemblée nationale.

La réévaluation d’un emploi à un niveau supérieur peut permettre la promotion sans concours d’une personne lorsque les six conditions prévues à l’article 2 du Règlement sur la promotion sans concours sont remplies, ce qui a été le cas lors de cette enquête.

La procédure d’évaluation utilisée comportait cinq examens, dont trois avaient pour objectif d’évaluer l’aptitude perceptuelle. Un quatrième visait à évaluer le jugement ainsi que le sens de l’observation visuelle et auditive. Enfin, un examen oral mesurait l’esprit d’équipe, le sens des responsabilités, le jugement, l’expression orale et le service à la clientèle.

Parallèlement au processus de promotion sans concours, l’Assemblée nationale a tenu un concours de promotion afin de pourvoir à des emplois identiques de préposé aux télécommunications puisque trois postes étaient vacants. L’Assemblée nationale a alors déterminé que les habiletés nécessaires pour occuper cet emploi étaient l’aptitude perceptuelle, le jugement et le sens de l’observation. Ce choix avait été validé par des spécialistes du domaine. La procédure d’évaluation du concours a donc comporté les quatre premiers examens, mais pas l’examen oral.

Puisque l’Assemblée nationale avait déterminé que pour le concours de promotion ces trois critères constituaient les habiletés de base requises, il aurait dû en être de même pour le processus de promotion sans concours, car les emplois de préposé aux télécommunications à pourvoir étaient identiques et, qui plus est, les examens avaient été administrés le même jour.

En toute équité, la Commission a donc recommandé à l’Assemblée nationale de reprendre la vérification d’aptitudes de la personne visée par la promotion sans concours en recourant à la même procédure d’évaluation que celle utilisée pour le concours de promotion. Cette personne serait ainsi déclarée apte puisqu’elle avait un résultat supérieur au seuil de passage retenu.

La Commission a donc recommandé à l’Assemblée nationale de reprendre la vérification d’aptitudes de la personne visée par la promotion sans concours en recourant à la même procédure d’évaluation que celle utilisée pour le concours de promotion.Depuis ce temps, l’Assemblée nationale a revu son organisation du travail pour mettre en place celle qui prévalait initialement. Aucun emploi de préposé aux télécommunications n’a été pourvu et elle n’a pas prolongé la liste de déclaration d’aptitudes constituée à la suite du concours de promotion. En outre, aucune promotion sans concours n’a été accordée. Elle a cependant appliqué la recommandation de la Commission afin d’être équitable et de respecter la compétence de la personne visée par cette enquête tout comme celle des personnes qui ont été déclarées aptes à la suite du concours de promotion.

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Processus de sélection : critère non évalué, déjà évalué ou ajouté

La Commission a effectué trois enquêtes concernant des processus de sélection : deux pour un emploi de technicien en droit à la Commission des lésions professionnelles (CLP), et une pour un emploi d’agent d’indemnisation à la Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST).

Lors des enquêtes à la CLP, la Commission a constaté que l’emploi avait été affiché en promotion auprès du personnel de cet organisme, que sept candidats avaient été reçus en entrevue et que la personne retenue était inscrite sur une liste de déclaration d’aptitudes valide pour cet emploi. La Commission a conclu qu’il n’y avait eu aucune irrégularité ou illégalité quant à cette nomination.

La Commission a cependant observé qu’une des conditions d’admission était la maîtrise de la langue anglaise. Or, ce critère n’a pas été évalué dans la procédure d’évaluation du concours ayant mené à la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes utilisée pour pourvoir à l’emploi de technicien en droit. Selon la Charte de la langue française et la Loi sur la fonction publique, il est possible d’évaluer ce critère lorsqu’il est jugé indispensable pour l’emploi. La Commission a donc recommandé à la CLP que, lorsque cet emploi sera de nouveau pourvu à la suite d’une promotion ou d’un recrutement, il le soit avec une liste de déclaration d’aptitudes constituée à la suite d’un concours où la connaissance de l’anglais aura été évaluée. La CLP entend suivre cette recommandation.

La reprise, dans un processus de sélection, d’un critère ayant déjà été retenu dans le cadre de la procédure de concours ou l’ajout d’un nouveau critère requis pour l’emploi contreviennent à l’article 48 de la Loi sur la fonction publique.La Commission a également observé qu’une évaluation additionnelle avait été effectuée au cours de l’entrevue d’embauche. En effet, celle-ci visait à évaluer des habiletés comme le service à la clientèle, l’organisation, la méthode et la capacité d’influence. Selon la Commission, la reprise, dans un processus de sélection, d’un critère ayant déjà été retenu dans le cadre de la procédure de concours ou l’ajout d’un nouveau critère requis pour l’emploi, constitue une procédure qui contrevient à l’article 48 de la Loi sur la fonction publique. Cet article prévoit que l’évaluation des candidats se fait sur la base des critères de connaissances, d’expériences ou d’aptitudes requises pour l’emploi lors du concours. Or, en comparant les processus, la Commission a constaté que le critère « service à la clientèle » avait été évalué à nouveau et que des critères avaient été ajoutés.

À la suite de ces deux enquêtes, la Commission a recommandé à la CLP de prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que les prochains processus de sélection pour l’emploi de technicien en droit soient exempts d’évaluations additionnelles au regard de celles effectuées dans le cadre des concours qui ont donné lieu à la constitution des listes de déclaration d’aptitudes ayant servi à la sélection des personnes. L’organisme a l’intention d’appliquer cette recommandation.

Lors de l’enquête à la CSST concernant un processus de sélection pour un emploi d’agent d’indemnisation, la Commission a aussi constaté qu’une évaluation additionnelle avait été effectuée. En effet, l’entrevue d’embauche comportait des mises en situation visant à évaluer le sens du service à la clientèle, le sens des relations humaines, l’esprit d’équipe et l’organisation. La CSST a ainsi procédé à l’évaluation de critères déjà évalués lors du concours et en a évalué de nouveaux. Les candidats avaient en effet déjà été déclarés aptes après avoir réussi deux examens administrés dans le cadre du concours, dont l’un mesurait les habiletés professionnelles à l’aide de deux critères, soit le sens du service à la clientèle et l’esprit d’équipe. Dans ces circonstances, la Commission a recommandé à la CSST de prendre les moyens nécessaires pour s’assurer que les prochaines entrevues d’embauche soient exemptes d’évaluations additionnelles.

La CSST a compris les motifs sous-jacents à la recommandation de la Commission et a mis en place des solutions afin de remédier à la situation et de faire en sorte que de pareils écueils ne se reproduisent plus. Elle a donc révisé l’ensemble de ses guides d’entrevue afin de s’assurer que chacun d’eux soit conforme aux normes en matière d’embauche et ne contrevienne pas à la Loi sur la fonction publique. Elle entend également diffuser un communiqué à l’ensemble de ses gestionnaires pour les sensibiliser aux exigences de la Loi sur la fonction publique en matière de recrutement et les informer des pratiques et des normes à respecter dans les entrevues d’embauche. En outre, elle leur fera parvenir le Guide d’entrevue d’embauche du Secrétariat du Conseil du trésor daté de février 2011. Enfin, elle compte offrir son soutien aux gestionnaires dans l’élaboration ou la révision de leurs guides d’entrevue.

La Commission considère que les évaluations additionnelles démontrent, d’une part, que les gestionnaires ne connaissent peut-être pas les critères retenus lors des concours et, d’autre part, qu’ils croient que la procédure d’évaluation utilisée dans les concours est insuffisante pour juger de l’aptitude des personnes.Plus généralement, la Commission considère que les évaluations additionnelles démontrent, d’une part, que les gestionnaires ne connaissent peut-être pas les critères retenus lors des concours et, d’autre part, qu’ils croient que la procédure d’évaluation utilisée dans les concours est insuffisante pour juger de l’aptitude des personnes. Elle est d’avis qu’en plus de ne pas être équitables envers les personnes évaluées à nouveau, ces pratiques engendrent des coûts significatifs, notamment, l’élaboration d’examens.

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Désignations à titre provisoire à des emplois de cadres qui perdurent

La Commission a procédé à deux enquêtes concernant des désignations à titre provisoire à des emplois de cadres de personnes qui n’avaient pas été déclarées aptes pour pourvoir à ces emplois.

Une première enquête portait sur une désignation à un emploi de cadre, classe 4, au Curateur public du Québec qui durait depuis seize mois, en octobre 2010. Malgré ses efforts, l’organisation n’avait pu pourvoir à l’emploi de façon régulière. La Commission a recommandé de mettre fin à la désignation et de pourvoir à l’emploi dans les meilleurs délais. La personne désignée l’avait été en raison de ses connaissances particulières du domaine d’activités de l’emploi. Le Curateur public a maintenu la désignation jusqu’en décembre 2010, et a titularisé cette personne après qu’elle ait réussi un nouveau concours de cadre, classe 4.

Une deuxième enquête concernait une désignation à un emploi de cadre, classe 5, au ministère du Développement durable, de l’Environnement et des Parcs, qui durait depuis deux ans et neuf mois, en novembre 2010. Cet emploi requérait des connaissances scientifiques spécifiques pour prendre en charge un site d’enfouissement. Depuis le début de la désignation, aucune démarche n’avait été entreprise par le Ministère afin de pourvoir à cet emploi. La Commission a recommandé de mettre fin à la désignation et de pourvoir à cet emploi dans les plus brefs délais. Tel qu’il s’était engagé à le faire, le Ministère a tenu un concours de promotion de cadre, classe 5, et une liste de déclaration d’aptitudes a été constituée au début d’avril 2011. Le Ministère a nommé la personne qui était désignée à titre provisoire.

Les désignations à titre provisoire sont permises en vertu des directives du Conseil du trésor et des conventions collectives applicables. Toutefois, elles doivent être d’une durée limitée et ne pas se prolonger indûment. De plus, le processus de dotation doit être enclenché le plus rapidement possible.La Commission a rappelé que les désignations à titre provisoire sont permises en vertu des directives du Conseil du trésor et des conventions collectives applicables. Toutefois, les désignations doivent être d’une durée limitée et ne pas se prolonger indûment. Le processus de dotation doit être enclenché le plus rapidement possible lorsqu’un emploi est vacant. Dans son rapport de vérification sur les désignations à titre provisoire dans des emplois de cadre (2007), la Commission recommandait notamment, aux ministères et aux organismes, de ne pas effectuer de désignation à titre provisoire qui excède douze mois et d’expliquer les motifs pour lesquels les emplois vacants étaient pourvus de façon provisoire, particulièrement lorsqu’il y avait des employés déclarés aptes sur une liste de déclaration d’aptitudes valide pour pourvoir à l’emploi. Lors du suivi de cette vérification, réalisé en 2009-2010, la Commission a réitéré les recommandations formulées en 2007, compte tenu du peu de progression de leur application.

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Bonnes mœurs et antécédents judiciaires

La Commission a procédé à une enquête concernant le refus de la candidature d’une personne à la suite d’une enquête sur les bonnes mœurs et les antécédents judiciaires. L’emploi à pourvoir était un emploi d’agent de bureau, spécialiste au contrôle routier, à la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ).

D’une part, la Commission a constaté que la condition d’admission « être de bonnes mœurs » n’était pas indiquée dans l’appel de candidatures du concours de recrutement ayant mené à la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes utilisée pour pourvoir à cet emploi. Bien que la Loi sur la fonction publique permette d’exiger une telle condition d’admission compte tenu des particularités de l’emploi, cette exigence additionnelle aurait dû être inscrite dans l’appel de candidatures à des fins de transparence. La Commission a recommandé de préciser dans les appels de candidatures toutes les conditions d’admission au concours, incluant les exigences additionnelles, dont celle de satisfaire à une enquête sur les bonnes mœurs et les antécédents judiciaires. La SAAQ s’est engagée à suivre cette recommandation.

D’autre part, la candidate a participé à une entrevue de sélection et sa candidature a été retenue pour la suite du processus. Elle a alors été informée par la SAAQ qu’elle devait faire l’objet d’une enquête sur les bonnes mœurs et les antécédents judiciaires avant d’être embauchée. À la suite de cette enquête, la SAAQ lui a appris que sa candidature ne pouvait être retenue sans qu’on lui fournisse les motifs justifiant cette décision. La Commission a conclu que la décision de la SAAQ de ne pas admettre la candidature de cette personne était conforme à la Loi sur la fonction publique et au cadre normatif en vigueur.

La révision aurait dû être effectuée par d’autres personnes pour assurer le caractère équitable et impartial de la décision.Cependant, dans un souci de transparence et de respect des personnes, la Commission a recommandé à la SAAQ que la gestionnaire responsable de l’embauche informe la candidate des motifs ayant conduit à la décision. Cette dernière a reçu des explications additionnelles concernant l’élément sensible relevé dans le rapport d’enquête en lien avec l’emploi à pourvoir. La candidate a également demandé qu’on révise la décision de refuser sa candidature, ce qui a été fait par la personne ayant pris la décision initiale. La décision n’a pas été modifiée. La Commission a considéré que la révision aurait dû être effectuée par d’autres personnes pour assurer le caractère équitable et impartial de la décision. C’est pourquoi elle a recommandé de mettre en place un processus de révision où des gestionnaires compétents et impartiaux, qui ont reçu une formation en éthique, auront pour objectif de réévaluer de façon équitable et transparente les décisions prises à la suite d’un rapport d’enquête sur les bonnes mœurs et les antécédents judiciaires.

De manière plus générale, la Commission a aussi recommandé d’informer tous les candidats, par lettre, des décisions prises à leur égard, d’apporter plus de précisions concernant les motifs de refus et de les informer de l’existence d’un mécanisme de révision.

La SAAQ s’est engagée à appliquer ces recommandations.

Dans son Rapport de vérification concernant les enquêtes sur les bonnes mœurs et les antécédents judiciaires ainsi que l’examen médical exigé pour l’admission aux classes d’emplois des agents de la paix, produit en 2008, la Commission avait formulé plusieurs recommandations similaires au ministère de la Sécurité publique, au ministère des Ressources naturelles et de la Faune et à la Société de l’assurance automobile du Québec. Entre autres choses, la Commission avait recommandé de prévoir une formation en éthique à l’intention des décideurs et des réviseurs, de permettre aux candidats d’obtenir, de la part des personnes autorisées, des précisions quant aux motifs du refus de leur candidature, de prévoir un mécanisme de révision et d’en informer les candidats.

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Modification du seuil de passage après la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes

La Commission a reçu deux demandes d’enquête portant sur quelques aspects d’un concours de recrutement. Ce concours, tenu par le Centre de services partagés du Québec (CSPQ), visait à pourvoir à des emplois d’opératrice ou d’opérateur en informatique dans la fonction publique, plus particulièrement au ministère du Revenu du Québec (MRQ). Les points soulevés concernent les directives des examens, la révision de la correction des résultats obtenus aux examens et le seuil de passage fixé.

À la suite de ces enquêtes, deux des trois points ont été jugés non fondés. En effet, la Commission a conclu que les directives transmises lors de l’administration des examens étaient claires, et que la révision de la correction des résultats des deux candidats avait été effectuée conformément à la procédure en vigueur.

Le seuil de passage retenu avait été fixé de façon non conforme à la réglementation en vigueur.Cependant, elle a constaté que le seuil de passage retenu avait été fixé de façon non conforme à la réglementation en vigueur.

Ainsi, trois semaines après la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes, le CSPQ a modifié le seuil de passage établi pour le concours. Cette décision a été prise à la suite de l’intervention du MRQ. Ce dernier a fait valoir qu’il n’y avait pas suffisamment de candidats sur la liste de déclaration d’aptitudes pour pourvoir à ses emplois. Cela correspond à l’un des critères de l’article 28 du Règlement sur la tenue de concours.

Toutefois, le seuil de passage doit toujours être fixé avant la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes. En effet, l’article 28 du Règlement sur la tenue de concours prévoit que :

« Pour fixer un seuil de passage à un moyen d’évaluation, les critères suivants sont considérés :

  1. La recommandation concernant le seuil de passage soumise avant l’utilisation du moyen d’évaluation;
  2. L’analyse des résultats de l’ensemble des personnes à ce moyen;
  3. La valeur du moyen par rapport à la valeur de la procédure d’évaluation;
  4. Le nombre d’emplois à combler. »

Le CSPQ a considéré les critères pertinents. Cependant, il l’a fait à un moment inapproprié. La Commission lui a donc recommandé, pour les prochains concours, de s’assurer que la Loi sur la fonction publique et l’article 28 du Règlement sur la tenue de concours seront, pour des raisons d’équité, appliqués de façon rigoureuse avant la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes. En effet, modifier le seuil de passage retenu après la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes pourrait avantager indûment certains candidats connus ayant d’abord échoué aux examens, par rapport à d’autres candidats non connus ayant réussi. Le CSPQ s’est engagé à suivre la recommandation.

En outre, après la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes, le CSPQ a informé les personnes qui avaient réussi la procédure d’évaluation à la suite de la révision du seuil de passage, de la modification de ce dernier et de leur inscription sur la liste de déclaration d’aptitudes. Cependant, pour une question de transparence, la Commission a recommandé au CSPQ d’informer les autres candidats ayant participé à la procédure d’évaluation du concours de la modification du seuil de passage fixé. Le CSPQ n’a pas appliqué cette recommandation compte tenu du temps écoulé depuis la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes.

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Équité envers un candidat au Programme de développement de l’employabilité à l’intention des personnes handicapées et au concours réservé subséquent

La Commission a effectué une enquête portant, d’une part, sur le déroulement du stage d’un participant, atteint d’un handicap visuel, au ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS) dans le cadre du Programme de développement de l’employabilité à l’intention des personnes handicapées et portant, d’autre part, sur le concours réservé auquel il a participé par la suite.

Ce programme vise à ce que des personnes handicapées acquièrent des compétences en suivant un stage dans la fonction publique. Il vise aussi à favoriser leur accès à un emploi après la réussite d’un concours de recrutement qui leur est réservé. La gestion du programme et la tenue des concours réservés relèvent du Centre de services partagés du Québec (CSPQ).

Le participant a dû intervenir lui-même auprès de l’Institut de réadaptation en déficience physique du Québec pour demander que l’on évalue ses besoins et son poste de travail.Lors de cette enquête, la Commission a constaté plusieurs lacunes, particulièrement dans le cadre du stage de douze mois. Tout d’abord, après avoir accompli plus de deux mois, le participant a dû intervenir lui-même auprès de l’Institut de réadaptation en déficience physique du Québec pour demander que l’on évalue ses besoins et son poste de travail. Les délais pour faire cette évaluation et mettre en œuvre les changements recommandés l’ont privé d’un environnement adapté à ses besoins pendant les trois premiers mois.

D’autres problèmes ont aussi été observés dans la supervision et le soutien accordés au participant. En effet, les personnes désignées à ces fins, à tous les niveaux, tant au CSPQ qu’au MESS, se sont succédé, à maintes reprises et pendant quelques mois, il y a même eu absence totale de supervision de la part du Ministère. En outre, le lieu physique de travail de la responsable du soutien pour le Ministère n’était pas le même que celui du participant. Enfin, les tâches effectuées par le participant ont été très limitées.

Le contexte et les conditions déficientes du stage ont empêché l’ajout de nouveaux apprentissages au moment opportun.Selon la Commission, les objectifs du stage n’ont pas été atteints. Le Programme de développement de l’employabilité à l’intention des personnes handicapées doit permettre d’acquérir une expérience de travail, d’accroître les habiletés professionnelles, de développer l’employabilité et d’augmenter les possibilités d’occuper un emploi dans la fonction publique. La Commission estime que cela n’a manifestement pas été le cas. Le contexte et les conditions déficientes du stage ont empêché l’ajout de nouveaux apprentissages au moment opportun. C’est ainsi que le développement des compétences s’est restreint à deux tâches sur les cinq prévues.

Le concours réservé visant à pourvoir à des emplois d’agent de bureau qui a suivi le stage comprenait deux examens écrits servant à mesurer l’aptitude au travail de bureau et au calcul arithmétique et l’habileté à comprendre une loi et un règlement ainsi qu’un examen oral qui était en fait une entrevue comportementale. Le participant avait déjà passé les deux examens écrits et ses résultats ont été transférés au concours réservé. L’absence d’une télévisionneuse qu’il n’a pu apporter au moment des examens n’a certainement pas favorisé l’atteinte des seuils de passage.

L’entrevue comportementale consistait à évaluer ses apprentissages à partir de critères précis. Or, il existe une confusion certaine à l’égard des questions posées et des apprentissages réalisés par le candidat lors du stage. L’entrevue ne pouvait certes pallier les lacunes du stage et n’était donc pas représentative du stage accompli.

Bien que la part de responsabilité du participant doive aussi être évoquée, dans la mesure où il aurait dû se retirer de la séance d’examens en l’absence de la télévisionneuse qui était indispensable vu son handicap visuel, la Commission conclut que le concours réservé n’a pas atteint le but recherché.

Le candidat n’a pas bénéficié d’un traitement équitable compte tenu de l’ensemble du contexte du stage et de ses impondérables. La Commission a donc recommandé au CSPQ de lui offrir, en 2011, un nouveau stage dans le cadre du Programme de développement de l’employabilité à l’intention des personnes handicapées. Le CSPQ a entrepris des démarches en ce sens.

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Responsabilités des ministères et des organismes qui constituent des réserves de candidatures et tiennent des concours ainsi que responsabilités des candidats qui y participent

Vérification de l’admissibilité

La Commission a effectué 93 enquêtes sur la vérification de l’admissibilité de candidats à des réserves de candidatures constituées par le Centre de services partagés du Québec (CSPQ). Il s’agissait d’opérations de recrutement public à portée interministérielle, menées directement auprès des citoyens. La Commission a alors recommandé l’admissibilité de 30 personnes aux réserves de candidatures, c’est-à-dire 32 % des cas, en excluant 7 demandes retirées par des plaignants qui avaient finalement été admis. Sur les 30 recommandations, 21 ont été appliquées par le CSPQ.

D’une part, certains refus de l’admissibilité à des réserves de candidatures s’appuyaient sur une évaluation erronée ou une vérification incomplète et, d’autre part, de nombreux candidats ne s’étaient pas acquittés de leur obligation de faire valoir adéquatement leur candidature.Les enquêtes ont permis à la Commission de constater, d’une part, que certains refus de l’admissibilité à des réserves de candidatures s’appuyaient sur une évaluation erronée ou une vérification incomplète et, d’autre part, que de nombreux candidats ne s’étaient pas acquittés de leur obligation de faire valoir adéquatement leur candidature.

Rappelons que l’article 47 de la Loi sur la fonction publique constitue l’assise principale en matière d’admissibilité des candidats à un concours ou à une réserve de candidatures. Conformément à cet article, le ministère ou l’organisme doit admettre les personnes qui ont soumis leur candidature et qui satisfont aux conditions d’admission. Les modalités d’inscription sont prévues à l’article 17 du Règlement sur la tenue de concours qui stipule qu’une inscription doit être présentée par écrit et comporter, pour la vérification de l’admissibilité, les renseignements et documents requis dans l’appel de candidatures. De plus, selon l’article 21 du même règlement, une personne est admise à un concours ou à une réserve de candidatures si, à un moment donné pendant la période d’inscription, elle satisfait aux conditions d’admission énoncées dans l’appel de candidatures. Son admissibilité est vérifiée par l’examen de son formulaire d’inscription et des documents exigés et produits à son appui.

La Commission s’est prononcée à de nombreuses reprises, lors d’enquêtes qu’elle a réalisées ou dans des décisions qu’elle a rendues au sujet de concours de promotion, sur les responsabilités d’un ministère ou d’un organisme qui tient un concours ou qui constitue une réserve de candidatures.

Elle considère que les textes législatifs et réglementaires mentionnés créent l’obligation pour ceux qui procèdent à la vérification de l’admissibilité, de faire une étude objective, impartiale et professionnelle du formulaire d’inscription et des documents produits à son appui.

De plus, s’il y a un doute dans l’esprit des évaluateurs sur l’interprétation à donner à des renseignements fournis par le postulant, ils doivent faire jouer le doute en sa faveur et l’admettre, ou communiquer avec lui pour obtenir des éclaircissements.

À cet égard, la Commission a constaté que, dans plusieurs situations, la vérification de l’admissibilité était inadéquate, en raison, notamment, de la pertinence des tâches effectuées, d’une sous-évaluation de l’ampleur et du niveau des tâches décrites dans l’offre de service de certains candidats ainsi que de la durée de certaines expériences reconnues pertinentes. Or, ces expériences, lorsque considérées adéquatement, ont permis dans plusieurs cas de recommander l’admission des personnes concernées.

Par ailleurs, à la décharge du CSPQ, il importe d’indiquer qu’il s’agit d’une responsabilité partagée. En effet, des responsabilités incombent également aux candidats au regard de la transmission de leur offre de service. Comme indiqué dans l’appel de candidatures, ils ont l’obligation de fournir toutes les informations et données pertinentes sur leur formulaire d’inscription, à l’intérieur de la période d’inscription indiquée, afin de permettre aux évaluateurs de s’acquitter de leur responsabilité.

Or, force est de constater que plusieurs candidats n’ont pas rempli adéquatement leur obligation au moment de leur inscription. Ils ont omis de fournir toutes les informations relatives à leur scolarité et à leurs expériences de travail. Certains candidats se sont manifestés après avoir été informés du refus de leur admissibilité à la réserve de candidatures. Il était alors trop tard pour compléter les informations requises et faire valoir leur candidature. Il n’est en effet pas permis d’ajouter de nouvelles informations relatives à la scolarité et aux expériences, ni de changer celles déjà décrites dans l’offre de service une fois la période d’inscription terminée.

Il est à noter aussi que des candidats croyaient, à tort, que le nombre d’années d’expérience pertinente serait évalué ultérieurement à leur entrée en fonction dans un nouvel emploi. Ce ne peut être le cas puisque cela fait partie intégrante de la vérification de l’admissibilité aux concours.

Report des séances d’examens

La Commission a effectué 11 enquêtes relatives à la décision du CSPQ de refuser un report d’examens à des candidats admis et convoqués à une séance d’examens dans le cadre de leur participation à une réserve de candidatures. Tout d’abord, il est important de rappeler que l’article 49 de la Loi sur la fonction publique prévoit, notamment, que la procédure d’évaluation à un concours ou à une réserve de candidatures doit être de nature à permettre de constater impartialement la valeur des candidats. Cela implique, entre autres, que les candidats à un concours doivent tous être évalués de la même façon, dans des conditions similaires et en même temps, dans la mesure du possible.

Aucune disposition légale ou réglementaire n’oblige d’ailleurs un ministère ou un organisme, qui constitue une réserve de candidatures ou qui tient un concours, à accorder un report d’examens pour des vacances, incluant des voyages.Sous réserve des obligations découlant de la Charte des droits et libertés de la personne, la Commission est d’avis que le CSPQ n’est pas tenu d’agir en fonction des situations particulières de chacun. Aucune disposition légale ou réglementaire n’oblige d’ailleurs un ministère ou un organisme, qui constitue une réserve de candidatures ou qui tient un concours, à accorder un report d’examens pour des vacances, incluant des voyages.

Le CSPQ s’est donné des pratiques pour le traitement des demandes de report d’examens pour des motifs de vacances ou de voyages. Il accorde un report d’examens d’une semaine, après la date de la séance générale d’examens, sur présentation de pièces justificatives de frais déjà encourus par un candidat. Il n’est toutefois pas possible d’obtenir une autre séance, après celle déjà prévue. À cet égard, la Commission a constaté une application uniforme et impartiale de cette façon de faire pour tous les candidats.

La Commission a déjà insisté sur l’importance de transmettre aux personnes une information complète et transparente sur le traitement de leur candidature, notamment les règles leur permettant de bénéficier exceptionnellement d’un report d’examens et la date prévue d’une nouvelle séance, le cas échéant.

Par ailleurs, les candidats qui s’inscrivent à un concours ou à une réserve de candidatures doivent s’attendre à être convoqués à une séance d’examens lorsqu’ils satisfont les conditions d’admission indiquées dans l’appel de candidatures. Cette convocation est d’autant plus prévisible lorsque l’appel de candidatures ou le document faisant foi de la décision relative à la vérification de l’admissibilité mentionne la tenue ultérieure d’une séance d’examens pendant tel ou tel mois. Dès lors, ils ont une obligation de vigilance pour veiller à leurs propres intérêts en s’assurant d’être disponibles.

La Commission a toutefois sensibilisé le CSPQ à l’importance de faciliter l’accès aux emplois en évitant, dans la mesure du possible, la tenue des examens pendant la période intensive des vacances estivales. Le Centre a informé la Commission qu’il ne procède pas ainsi de façon courante et ne privilégie d’ailleurs pas cette option. Toutefois, il arrive que les demandes des ministères et des organismes fassent en sorte que cela se produise à l’occasion.

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Diverses enquêtes au ministère du Revenu

Au cours de l’année financière 2010-2011, la Commission a effectué douze enquêtes sur divers sujets visant le ministère du Revenu (MRQ). Huit d’entre elles n’étaient pas fondées. Parmi celles fondées, trois ayant fait l’objet de recommandations sont résumées ci-après.

La première enquête concernait l’attribution d’une promotion sans concours à un emploi d’analyste de l’informatique et des procédés administratifs. De 1998 à mai 2006, la personne concernée avait occupé un emploi de technicien en vérification fiscale. À compter de mai 2006, elle a occupé un emploi de technicien en administration. Puis, progressivement, elle a effectué des tâches de niveau professionnel. Après plusieurs démarches auprès du Ministère, elle a obtenu, en mai 2009, une promotion sans concours. La Commission a conclu que cette promotion sans concours était conforme aux six conditions prévues au Règlement sur la promotion sans concours. Aussi, le traitement accordé à cette personne lors de sa promotion à la classe d’emplois d’analyste de l’informatique et des procédés administratifs était conforme aux dispositions de l’article 17 de la Directive concernant l’attribution des taux de traitement ou taux de salaire et des bonis à certains fonctionnaires.

Aucune rémunération ne doit être payée aux fonctionnaires en plus du traitement régulier attaché à leurs fonctions, sauf s’il y a décision du Conseil du trésor.Cependant, en cours de processus, le MRQ a accordé une prime de 5 % à cette personne pour la période au cours de laquelle elle exerçait des tâches de niveau professionnel alors qu’elle avait un classement de niveau technique. Cette prime couvrait deux périodes, soit de novembre 2004 à mai 2006 et d’octobre 2006 à avril 2009. Cette indemnité rétroactive de 5 % couvre une durée cumulée de cinq ans et un mois pour deux emplois différents occupés dans deux unités administratives différentes. Il s’agissait d’une indemnité substantielle qui ne s’appuyait sur aucune disposition légale. Elle contrevenait plus précisément aux dispositions de l’article 33 de la Loi sur l’administration publique, selon lequel aucune rémunération ne doit être payée aux fonctionnaires en plus du traitement régulier attaché à leurs fonctions, sauf s’il y a décision du Conseil du trésor. Or, cette prime ne reposait sur aucune norme qui le permettait. De plus, elle était incompatible avec le processus de promotion sans concours qui était en voie de réalisation. La rémunération doit être déterminée à la fin de ce processus, lorsque le candidat est promu. Elle doit être établie en tenant compte du taux de traitement de la classe d’emplois à laquelle la personne est promue et ne pas être rétroactive. Dans ces circonstances, la Commission a recommandé au Ministère de n’accorder aucune prime qui ne repose sur le cadre légal et normatif. Le Ministère s’est engagé à suivre cette recommandation.

La deuxième enquête portait sur la participation de huit personnes à la procédure d’évaluation d’un concours de recrutement tenu par le CSPQ afin de pourvoir à des emplois de préposée ou préposé aux renseignements, classe principale, particulièrement au ministère du Revenu.

Avant la tenue du concours, en novembre 2008, à la demande du ministère du Revenu, l’École nationale d’administration publique a présenté un programme d’apprentissage pour les chefs d’équipe du personnel de bureau, technicien et assimilé. Un projet pilote d’une durée de cinq jours a été mis en oeuvre, entre janvier et mai 2009, auprès de quatre groupes d’employés du Ministère. Ainsi, sur les 67 personnes qui ont reçu cette formation, 14 appartenaient à la classe d’emplois de préposée ou préposé aux renseignements. Trois personnes étaient titularisées à un emploi de la classe principale et onze étaient désignées à titre provisoire à la classe principale. Ces dernières ont participé au concours et dix ont atteint le seuil de passage de la procédure d’évaluation.

La Commission a jugé inadéquat de donner une telle formation avant la tenue d’un concours servant à pourvoir à des emplois de la même classe.La Commission a considéré qu’il était inapproprié que le MRQ sélectionne des employés n’étant pas nommés aux classes principales du personnel de bureau, technicien et assimilé afin qu’ils participent à une formation pour les chefs d’équipe. La Commission a d’ailleurs constaté que la formation portait sur presque toutes les mêmes habiletés que celles évaluées lors du concours. Aussi, la Commission a-t-elle jugé inadéquat de donner une formation de ce genre avant la tenue d’un concours servant à pourvoir à des emplois de la même classe. En effet, un tel programme d’apprentissage peut avantager certains candidats en les aidant à mieux maîtriser des habiletés qui seront mesurées pendant la procédure d’évaluation. Cette situation entache l’apparence d’équité et d’impartialité du système de recrutement et de promotion de la fonction publique. La Commission a donc recommandé au Ministère de prendre les mesures appropriées afin de s’assurer que les formations futures, visant à développer des aptitudes pour être chef d’équipe du personnel de bureau, technicien et assimilé, s’adressent à des personnes qui sont déjà titulaires des classes d’emplois principales. Le Ministère a l’intention de suivre cette recommandation.

La troisième enquête concernait la procédure d’évaluation d’une réserve de candidatures constituée afin de pourvoir à des emplois de juriste en fiscalité au MRQ. La procédure comportait deux examens : un examen écrit à développement pour évaluer les connaissances du domaine d’activités professionnelles et la communication écrite ainsi qu’un examen oral pour mesurer les connaissances du domaine d’activités professionnelles, l’expérience et quelques aptitudes. Chaque candidat a passé les deux examens la même journée. Ces évaluations ont eu lieu sur deux jours et demi pour l’ensemble des personnes. Cinquante et une personnes ont participé à la procédure d’évaluation de cette réserve de candidatures et, de ce nombre, vingt et une étaient des employés du Ministère.

Quatre comités d’évaluation ont été constitués afin d’administrer les examens oraux. Chaque comité était formé de deux gestionnaires connaissant bien le domaine de la fiscalité. Ces huit personnes étaient des gestionnaires de la Direction générale de la législation, des enquêtes et du registraire des entreprises. Selon la Commission, les comités d’évaluation auraient dû être constitués de trois membres, dont un de l’extérieur de la Direction générale.

Pour s’assurer de la composition de comités d’évaluation compétents et impartiaux, la Commission indique, dans le document Intégrité et Compétence, que :

« La transparence et l’impartialité de la procédure exigent qu’au moins un des membres du comité vienne d’un ministère ou d’un organisme autre que celui responsable du concours ou, à tout le moins, d’une région administrative ou d’une direction générale différente, s’il s’agit du même ministère ou organisme employeur. »

Pour cette réserve de candidatures, aucun membre externe n’a été prévu pour faire partie des comités d’évaluation, alors que près de la moitié des candidats à cette réserve était des employés du MRQ. Le Ministère a toutefois pris certaines mesures afin de s’assurer que des candidats ne soient pas évalués par leurs supérieurs immédiats ou hiérarchiques, actuels ou antérieurs.

L’examen à développement ne comportait qu’une seule question. Or, comme plusieurs candidats travaillaient à la direction générale, il était clair pour la Commission que certains auraient pu se préparer après avoir été informés de la question par d’autres candidats. En effet, la préparation était tout à fait possible compte tenu de la teneur de la question (description d’une expérience professionnelle) et du temps dévolu. Cet avantage pouvait influer positivement les résultats de ces candidats. La Commission a estimé que l’ensemble des candidats à cette réserve de candidatures aurait dû faire l’examen écrit au même moment afin, à tout le moins, de ne pas entacher l’apparence d’équité et d’impartialité. L’examen oral, quant à lui, aurait pu avoir lieu dans un deuxième temps.

La Commission a jugé que les éléments observés au cours de l’enquête concernant la composition des comités d’évaluation et l’administration de la procédure d’évaluation ont entaché la crédibilité de la réserve de candidatures. En ce sens, la Commission a recommandé au MRQ de ne plus utiliser les listes de déclaration d’aptitudes constituées à la suite des concours tenus après cette réserve de candidatures.

Les éléments observés au cours de l’enquête concernant la composition des comités d’évaluation et l’administration de la procédure d’évaluation ont entaché la crédibilité de la réserve de candidatures.Le Ministère a informé la Commission que, bien qu’il se fasse un devoir de respecter les principes d’impartialité et d’équité envers les personnes, il utilisera ces listes de déclaration d’aptitudes parce qu’aucune corrélation n’a pu être établie entre le moyen de passation du moyen d’évaluation et les résultats obtenus par les candidats.

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Rémunération additionnelle

La Commission a fait une enquête sur l’affichage d’un emploi de complexité supérieure, niveau « expert », et l’attribution d’une rémunération additionnelle en raison des heures supplémentaires effectuées par un employé du ministère du Développement économique, de l’Innovation et de l’Exportation (MDEIE).

La Directive concernant la détermination du niveau de complexité des emplois professionnels et la gestion des emplois de complexité supérieure prévoit les modalités et les critères de l’évaluation des emplois professionnels au sein de la fonction publique, ainsi que les règles qui gouvernent la gestion des emplois de complexité supérieure. L’une des règles concerne l’affichage de ces emplois. En effet, l’article 23 de la directive indique qu’un emploi vacant de complexité supérieure est d’abord comblé à la suite de l’affichage d’une offre d’affectation ou de mutation. Cependant, dans le présent cas, l’emploi de niveau « expert » visé ne nécessitait aucun affichage puisqu’il n’était pas vacant.

Il y a incompatibilité entre une absence du travail et une réclamation d’heures supplémentaires.Au moment de l’enquête, la rémunération additionnelle était attribuée à l’employé depuis un an et demi : une heure supplémentaire était payée chaque jour, sauf en de rares exceptions. La Commission a constaté que, pendant cette période, l’employé s’était absenté du travail à huit reprises, pour des raisons telles que vacances ou maladie et qu’une heure supplémentaire par jour avait tout de même été payée. La Commission juge qu’il y a incompatibilité entre une absence du travail, quelle qu’en soit la raison, et une réclamation d’heures supplémentaires.

Le motif invoqué pour justifier l’attribution récurrente de cette rémunération additionnelle était principalement l’ajout de tâches. En effet, l’intégration de trois nouveaux employés à l’unité administrative et la non-performance d’une autre personne obligeaient l’employé à produire de nombreux rapports additionnels dans un même délai. Les raisons invoquées pour justifier cette situation ne s’appliquant plus, la Commission a recommandé au MDEIE de mettre fin immédiatement aux heures supplémentaires effectuées par cet employé et à la rémunération additionnelle qui en découlait. Le Ministère y a mis fin.

Les articles 39 et 40 de la Loi sur la fonction publique prévoient que les sous-ministres et les dirigeants d’organismes gèrent leurs ressources humaines dans le cadre des politiques du Conseil du trésor. Il est également prévu qu’ils exercent leurs responsabilités en favorisant la délégation. Les gestionnaires en sont donc imputables auprès de leur sous-ministre ou de leur dirigeant d’organisme. Dans le but de favoriser la mise en œuvre des valeurs de responsabilité des gestionnaires et d’équité envers les personnes, la Commission a recommandé au MDEIE de mettre en place un mécanisme de suivi de la gestion des heures supplémentaires concernant notamment les autorisations, les attestations subséquentes et les justifications afférentes. De plus, la Commission considère que l’attribution de rémunération additionnelle doit se faire de façon très rigoureuse. À la suite de la recommandation, le Ministère s’est doté d’un mécanisme permettant d’identifier les dossiers irréguliers et de faire les interventions requises, lorsque nécessaire.

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Importance d’informer suffisamment les personnes à la suite d’une décision les concernant

La Commission a effectué trois enquêtes à la demande de personnes n’ayant pas obtenu une information suffisante pour bien comprendre les décisions les concernant.

La première enquête traitait du refus d’une candidature à la suite d’une entrevue d’embauche effectuée après un concours de recrutement au ministère des Transports. La personne avait été informée que ce refus reposait sur son manque d’expérience. Or, elle possédait l’expérience exigée dans les conditions d’admission du concours de recrutement. L’enquête a permis de constater que le motif réel de refus n’avait pas été transmis à la personne. La Commission a recommandé au Ministère d’informer la personne du motif réel justifiant le refus de sa candidature. Le Ministère l’a contactée pour lui fournir l’information.

Une deuxième enquête concernait la non-désignation d’une personne à son emploi évalué de complexité supérieure au ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS). La personne avait été informée par une lettre de la sous-ministre adjointe que son emploi avait été évalué de niveau « expert » et qu’elle y était désignée. Par la suite, elle a été avisée qu’une erreur administrative avait été commise dans cette lettre, et qu’elle ne pouvait être désignée à son emploi en raison de l’atteinte des quotas au sein de la direction générale. Cependant, au cours de la même période, trois autres personnes avaient été désignées à des emplois de complexité supérieure, de même niveau, au sein de la même direction générale. Dans les faits, cette décision était plutôt basée sur d’autres motifs, soit des critères objectifs et préalablement définis en regard de l’atteinte des objectifs stratégiques de ce secteur d’activités, ce qui expliquait pourquoi certaines personnes avaient été choisies et non cette personne. L’atteinte de quotas était l’une des contraintes qui prévalaient. La Commission a donc recommandé au MELS d’informer la personne visée des motifs qui ont mené à ne pas la désigner à son emploi de complexité supérieure, niveau « expert ». Le Ministère a rencontré la personne pour lui donner les explications adéquates et lui a transmis une lettre à cet effet.

Enfin, une troisième enquête concernait le refus d’une candidature à la suite d’une offre de mutation au ministère de la Famille et des Aînés. Une personne qui satisfaisait aux conditions d’admission a demandé des explications parce qu’elle n’avait pas été convoquée à une entrevue, mais elle n’a pu obtenir les précisions qu’elle demandait. La Commission a recommandé, en mars 2011, que cette personne soit informée du motif du refus de sa candidature.

Chaque personne visée par une décision prise à son égard en matière de gestion des ressources humaines doit être adéquatement informée des motifs justifiant cette décision, afin d’être en mesure de la comprendre et d’en apprécier le caractère équitable et impartial.La Commission est d’avis que chaque personne visée par une décision prise à son égard en matière de gestion des ressources humaines doit être adéquatement informée des motifs justifiant cette décision, afin d’être en mesure de la comprendre et d’en apprécier le caractère équitable et impartial. Cela est d’autant plus important lorsque le gestionnaire dispose d’un pouvoir discrétionnaire. C’est une question de respect et d’équité envers les personnes et de transparence dans la gestion des ressources humaines.

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