Publication des résultats d’une vérification ponctuelle portant sur l’attribution de la rémunération des avocats et des notaires au ministère de la Justice

Mise à jour du 28 août 2023

Le 15 juin 2022, la Commission a transmis au ministère de la Justice du Québec (MJQ) les résultats d'une vérification ponctuelle portant sur l’attribution de la rémunération des avocats et des notaires. L’objectif était de s’assurer du respect du cadre normatif en matière d’attribution de la rémunération, notamment de la Directive concernant l’attribution de la rémunération des fonctionnaires et des dispositions de la Convention collective des avocats-notaires 2010-2015 (Convention) en ce qui a trait aux modalités d’avancements d’échelons et d’accès au niveau expert. La Commission a examiné 138 dossiers.

Principaux constats de la vérification

Tous les dossiers vérifiés ont été considérés comme conformes en ce qui a trait aux conditions d’admissibilité qui exigent, pour être admis à la classe d'avocat et notaire, qu’un candidat soit inscrit au tableau de l'Ordre des avocats du Québec ou de l'Ordre des notaires du Québec.

Le formulaire d’évaluation annuelle du rendement, aux fins d’avancement du dernier échelon, était manquant dans 51 % des dossiers des personnes se situant dans les échelons 1 à 18. Ainsi, le MJQ n’a pu confirmer que les juristes ont fait l’objet d’une évaluation annuelle démontrant un rendement satisfaisant.

Parmi les 31 dossiers se situant au niveau expert, le formulaire d’évaluation du rendement justifiant l’accès à ce niveau était manquant dans 58 % des dossiers. Dans 19 dossiers sur 31 (61 %), un courriel de rappel a été envoyé aux gestionnaires par la Direction des ressources humaines lorsque le juriste est près d’atteindre les deux ans requis pour accéder au niveau expert, ce que la Commission considère comme une bonne pratique. Ce courriel demande une recommandation écrite, mais il y est suggéré aux gestionnaires d’attester leur satisfaction en répondant par un simple courriel. Cette façon de faire contrevient aux dispositions de la Convention en ce qui concerne l’évaluation du rendement et l’accès au niveau de juriste expert. Si les parties décidaient de simplifier le processus, celui-ci devrait être officialisé dans les conditions de travail.

Parmi les 138 dossiers analysés, 73 avaient un horaire majoré. Pour 16 d’entre eux, le document justificatif était manquant ou les raisons invoquées pour octroyer l’horaire majoré ne correspondaient à aucune des dispositions prévues à la Convention.

La description d'emploi (DE) était manquante dans 64 dossiers (46 %). Pour les 74 dossiers ayant une DE, 65 (87 %) étaient incomplètes (non signée, non datée, non évaluée ou une combinaison de ces situations). Enfin, 28 DE (38 %) dataient de plus de dix ans. La Commission considère comme une bonne pratique le fait qu’une DE soit mise à jour avant de doter l’emploi ou, minimalement, aux dix ans. En effet, des situations récurrentes peuvent modifier les tâches d’un emploi, par exemple : les évolutions technologiques, les changements de structure administrative, les modifications normatives, la main-d’œuvre disponible ou les besoins de l’organisation.

Recommandations formulées au MJQ

S’assurer d’appliquer correctement la Directive concernant l’attribution de la rémunération des fonctionnaires;
S’assurer d’appliquer correctement les dispositions de la Convention collective des avocats et notaires 2010 2015 qui concernent les avancements d’échelons et l’accès au niveau de juriste expert, notamment que le juriste ait fait l’objet d’une évaluation annuelle démontrant un rendement satisfaisant;
Consigner au dossier de l’employé tous les documents justifiant l’octroi du traitement, notamment le formulaire d’attribution de la rémunération, le formulaire d’évaluation du rendement et le document justifiant l’horaire majoré;
Consigner au dossier de l’employé la description d’emploi à jour, dûment approuvée et évaluée.

Suivi des recommandations

Le 21 juillet 2023, la Commission terminait le suivi de l’application des recommandations découlant de cette vérification ponctuelle.

Au vu des actions que le MJQ a déjà entreprises, la Commission considère qu’il a réalisé des progrès satisfaisants dans la mise en œuvre des recommandations qui lui avaient été formulées.