Processus de sélection et prêts de services au ministère de l’Éducation du Québec

Le 14 novembre 2023, la Commission de la fonction publique (Commission) a transmis au ministère de l’Éducation du Québec (MEQ) les résultats d’une enquête qui avait pour objet un processus de sélection au recrutement visant à pourvoir un emploi de responsable de secteurs de formation.

Constats

En juin 2023, le MEQ a publié, sur le portail de la fonction publique, l’offre d’emploi en recrutement n^o 12300SRS0350A0299132 visant à pourvoir deux emplois de responsable de secteurs de la formation. La Direction générale des ressources humaines (DGRH) a reçu 201 candidatures. Elle a effectué une présélection partielle des candidatures en retenant les 120 candidatures qui répondaient aux exigences telles qu’indiquées dans l’offre d’emploi. Elle n’a pas procédé au repérage des candidatures répondant le mieux au profil recherché en fonction de leurs atouts, comme indiqués dans l’offre d’emploi. Elle a donné accès, au gestionnaire concerné et à deux de ses employés, au système informatique contenant les candidatures pour qu’ils terminent la présélection en leur demandant de leur remettre dix candidatures lorsqu’ils auront terminé. En août 2023, ces candidatures ont été remises à la DGRH pour qu’elle les convoque à deux moyens d’évaluation.

L’article 49 de la Loi sur la fonction publique (LFP) accorde la responsabilité de la présélection à l’unité chargée de la gestion des ressources humaines. Elle doit remettre au sous-ministre ou dirigeant d’organisme (le gestionnaire par délégation) des candidatures soumises conformément à l’article 47 de la LFP, soit selon la manière, la forme et les autres modalités indiquées sur l’offre d’emploi publiée et dont le profil est conforme au profil affiché sur l’offre d’emploi.

La personne indirectement visée par l’enquête (personne) n’a pas été rencontrée en entrevue. Selon le gestionnaire, ce n’était pas pertinent de la rencontrer étant donné qu’il connaissait déjà très bien cette dernière. La personne est en prêt de services à titre de spécialiste en science de l’éducation à la Direction des programmes d’études et de l’évaluation de la formation générale des adultes et de la formation professionnelle (DPEEFGAFP) depuis octobre 2017. Le gestionnaire avait retenu la candidature de la personne. Celle-ci allait être nommée pour l’emploi de responsable de secteurs de formation le 25 septembre 2023. La Commission a suggéré au MEQ d’attendre la fin de l’enquête avant de procéder à la nomination de la personne pour l’emploi visé par l’enquête, ce qui a été fait.

Selon les paragraphes 3^o et 4^o de l’article 3 de la LFP, cette dernière institue un mode d’organisation des ressources humaines destiné à favoriser l’égalité d’accès de tous les citoyens à la fonction publique et l’impartialité et l’équité des décisions affectant les fonctionnaires. De plus, l’article 50 de la LFP indique que : « (…) le choix du candidat doit être fondé sur le mérite ». Le Guide concernant la dotation des emplois dans la fonction publique précise que : « la sélection au mérite implique que le processus soit transparent, équitable, impartial, effectué dans le respect des règles établies et à l’abri de toute forme de favoritisme, de façon à préserver le lien de confiance de la population envers l’intégrité de l’Administration ». Il n’est donc pas possible, dans le cadre d’un processus de sélection au recrutement ou à la promotion, de favoriser une personne simplement parce qu’elle est connue des gestionnaires ou du personnel.

Avant la publication du processus, le nom de la personne a été inscrit dans un projet d’organigramme avec le titre de coordonnatrice émérite. Cet organigramme, élaboré par une fonctionnaire, était connu des cadres de la DPEEFGAFP.

En juillet 2023, la personne était informée du résultat de la présélection fait par la DPEEFGAFP, soit plus d’un mois avant que la DGRH ne reçoive la liste des candidatures. L’article 3 de la LFP spécifie que les principes d’impartialité et d’équité des décisions affectant les fonctionnaires doivent être respectés. Le traitement des candidatures doit être confidentiel afin de respecter ce principe.

Prêt de services

La personne était en prêt de services à titre de spécialiste en science de l’éducation à la DPEEFGAFP depuis octobre 2017. Ce prêt de services prenait fin en juin 2018. Toutefois, ce prêt de services a été renouvelé à six reprises jusqu’à ce jour pour une durée totale de 6 ans. Pourtant, la Directive concernant l’engagement sur une base de prêt de services du personnel des réseaux de l’Éducation et de la Santé et des Services sociaux (5-83) indique à l’article 6 ce qui suit  : « Un contrat de prêt de services ne peut être conclu pour une période excédant trois ans » et à l’article 2 : « (…) un engagement de personnel sur une base de prêt de services consiste à retenir les services du personnel des réseaux de la Santé et des Services sociaux et de l’Éducation, à l’exclusion des universités pour exercer une fonction temporaire de quelque nature que ce soit, au sein d’un ministère ; (…) ».

Recommandations

La Commission a émis les recommandations suivantes au MEQ :

• Mettre fin à l’entente de prêt de services de la personne le plus rapidement possible;
• Ne plus renouveler les ententes de prêt de services après le délai maximal de 3 ans;
• Pourvoir, à l’avenir, les emplois vacants répondant à des besoins réguliers et récurrents de ressources humaines avec des postes réguliers et non des postes en prêt de services;
• Procéder à la présélection des candidatures en se conformant aux articles 3, 49 et 50 de la LFP.

Le 6 décembre 2023, le MEQ a avisé la Commission qu’il adhérait à ses constats et à ses recommandations. La Commission effectuera un suivi de ses recommandations dans les prochains mois.

Suivi des recommandations

Le 22 février 2024, la Commission recevait du ministère de l’Éducation (MEQ) les informations sur la mise en application des recommandations à la suite de l’enquête 2324-E-32,01C.

La Commission a analysé ces informations et vu les actions réalisées et les éléments fournis, elle considère que le MEQ a répondu aux recommandations formulées.