Commission
de la fonction publique
La Commission favorise le règlement harmonieux des litiges en offrant un service de médiation pour ses recours. Ce service est offert gratuitement.
À la suite de la médiation, lorsque les parties n’arrivent pas à s’entendre, la Commission tient une audience, à moins d’un désistement.
Si vous êtes dans l'impossibilité d'assister à l'audience, vous devez justifier par écrit sans délai votre demande de remise laquelle ne sera accordée que si un motif sérieux est invoqué et si l'intérêt de la justice le requiert.
La médiation est une méthode de résolution de conflits qui amène les parties à chercher ensemble, avec l’aide d’un médiateur, des solutions mutuellement acceptables. C’est une démarche volontaire et confidentielle qui permet en outre de restaurer une relation brisée, ou encore d’établir une nouvelle relation basée sur le respect et la coopération. La médiation peut avoir lieu à distance, en mode visioconférence.
La médiation est une démarche simple et rapide, puisqu’elle a lieu dans un cadre moins formel qu’une audience. Elle n'implique pas de témoins, demande moins de préparation de votre part et ne crée pas de précédent. De plus, le temps nécessaire pour régler un dossier est généralement plus court, car on parvient souvent à une entente de principe le jour même. Enfin, vous ou l’autre partie êtes libres d’y mettre fin en tout temps.
La médiation permet de négocier avec l’autre partie et de suggérer des solutions plus imaginatives, mieux adaptées aux besoins de chacun, et souvent moins contraignantes que celles proposées par le cadre législatif et la jurisprudence. Les parties sont alors plus portées à être satisfaites de l’entente que si la solution leur avait été imposée.
Contrairement à l’audience, où c’est le juge administratif qui rend la décision, la médiation vous donne la possibilité d’accepter ou de rejeter le règlement proposé.
L’information divulguée et les échanges qui ont eu lieu pendant la médiation demeurent confidentiels. En effet, nul n'a droit d'accès à un document contenu dans un dossier de médiation.
Vous n’avez pas à faire de démarches particulières puisqu’un membre du personnel du greffe du tribunal de la Commission communique avec les parties quelques semaines après l’ouverture du dossier.
Avant la tenue de la médiation, préparez un résumé des points que vous voulez discuter, et réfléchissez aux solutions que vous aimeriez proposer.
Voici une liste de questions qui pourrait vous être utile dans votre préparation.
Posez-vous les mêmes questions au sujet de l'autre partie : mettez-vous à sa place afin de comprendre sa vision des choses.
Vous pouvez décider de participer à la médiation vous-même et de ne pas être représenté. Dans le cas contraire, vous pouvez engager un avocat qui agira comme conseiller juridique. Vous pouvez aussi être accompagné d’un représentant syndical ou patronal, selon le cas, ou de toute autre personne que vous jugez compétente. Si vous êtes membre d’une association, informez-vous des types d’accompagnement qu’elle peut offrir.
Si vous choisissez d’être accompagné, il est important de retenir les services de la personne le plus rapidement possible, de façon à éviter un retard dans le traitement de votre dossier.
Vous devez savoir que :
La Commission n'exige aucuns frais pour la médiation. Cependant, si vous êtes représenté par un avocat, vous devrez assumer ses honoraires.
Concernant votre rémunération et les frais remboursés lorsque vous êtes convoqué par la Commission, vous pouvez consulter la Directive concernant les conditions de travail des fonctionnaires, article 7 de la sous-section 3 – Conditions de travail applicables à l’occasion d’un appel ou d’une plainte devant la Commission de la fonction publique, laquelle peut être consultée dans le recueil des politiques de gestion dans le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor.
En résumé, sachez que, lorsque vous êtes convoqué par la Commission, vous avez droit de recevoir votre traitement durant la période pendant laquelle votre présence est requise, ainsi que d’être remboursé, si la médiation se tient en présentiel, pour les frais engagés pour vos déplacements, le cas échéant. Vous devez cependant consulter votre direction des ressources humaines pour connaître les détails et les modalités de remboursement.
Il est important de noter que vous n’avez pas droit à votre traitement ni au remboursement de vos frais de déplacement pour vous préparer, s’il y a lieu, en vue de la médiation proprement dite. En cas de doute, vous pouvez communiquer avec le greffe de la Commission.
Le médiateur est un employé de la Commission ou toute autre personne désignée par la présidente ou le président.
Il s’assure que la décision des parties d’entreprendre la médiation est volontaire et favorise l’échange d’information afin qu’elles saisissent bien les véritables enjeux du litige. Il les rencontre à certains moments en aparté, et peut leur faire prendre conscience des forces et des faiblesses de leur position respective.
Il agit aussi en tant qu’animateur, en toute objectivité, de façon impartiale et confidentielle, en vue d’aider les parties à déterminer leurs attentes et leurs besoins et, le cas échéant, à préciser les termes d’une entente.
Enfin, il peut suspendre ou mettre fin à la médiation si l’une des parties démontre de la mauvaise foi, ou s’il estime que l’entente à intervenir :
Enfin, le médiateur ne peut être contraint de divulguer ce qui a été révélé ou ce dont il a eu connaissance dans l’exercice de ses fonctions, ni de produire un document confectionné ou obtenu dans cet exercice devant un tribunal, un organisme ou devant une personne ou un organisme de l’ordre administratif lorsqu’il exerce des fonctions juridictionnelles.
La séance de médiation se tient de manière virtuelle ou en présentiel avec les deux parties, de leurs représentants et leurs accompagnateurs, le cas échéant.
Lors d’une séance de médiation tenue de manière virtuelle, vous devez utiliser le lien qui vous a été envoyé quelques semaines avant la date prévue de la médiation. Dans ce même envoi, le Guide du participant à une visioaudience vous a été transmis. Ce document vous fournira toutes les informations utiles à votre préparation et votre participation à la médiation.
Lorsque la médiation est en présentiel, pour que les échanges se déroulent dans un climat respectueux, les parties se rencontrent en terrain neutre, dans les locaux de la Commission, où elles disposent chacune d’une salle de caucus pour se retrouver en privé au besoin.
Que la médiation se tienne de manière virtuelle ou en présentiel, les échanges se déroulent toutefois en plénière où le médiateur donne la parole aux parties. Le rôle des avocats consiste plutôt à conseiller leur client lors des caucus et à participer à la rédaction de l’entente.
Dans un premier temps, si les parties le jugent nécessaire, elles discutent dans le but d’établir une vision commune du désaccord. Cette étape leur permet, avec l’aide du médiateur, de déterminer leurs intérêts, leurs besoins et leurs attentes.
Les discussions sont ensuite orientées vers la recherche de solutions créatives — mais réalistes, viables et durables — en vue de conclure une entente juste, équitable et mutuellement satisfaisante. Comme un engagement de confidentialité a été signé par les parties dès le début du processus de la médiation, elles peuvent discuter de façon franche et ouverte même en abordant certains enjeux plus sensibles.
La durée de la médiation est variable. Elle peut être de quelques heures à une journée, selon la complexité du sujet.
Lorsque les parties s’entendent, le médiateur s’assure que les termes et les conclusions de l’entente découlent d’un consentement libre et volontaire, et que les conséquences de cette entente sont comprises par les parties. L’entente est par la suite écrite et signée le jour même ou dans les jours qui suivent.
L’entente qui met fin au litige comporte soit un engagement à se désister ou une déclaration de désistement du recours, soit une déclaration d’entente à l’amiable. À la réception du formulaire de désistement ou d'un avis écrit à cet effet, la Commission met fin au recours, et votre dossier est fermé sans autre avis ni délai.
Si la médiation ne permet pas de parvenir à une entente, les droits des parties sont sauvegardés. Le litige sera alors entendu au cours d’une audience à laquelle les parties sont convoquées.
Le médiateur reste disponible pour les parties, tant et aussi longtemps que la décision de la Commission n’a pas été rendue.
À moins que les parties n’y consentent, rien de ce qui a été dit ou écrit au cours de la médiation n’est recevable en preuve. Les parties doivent donc généralement présenter leur preuve et leur argumentation au cours de l’audience comme si la médiation n’avait jamais eu lieu.
Peu importe les raisons, si vous désirez mettre un terme à votre recours, vous pouvez le faire en tout temps. Le désistement d’un recours doit être déposé à la Commission, par écrit ou en ligne, ou être exprimé verbalement à l’audience.
Le désistement d’un recours entraîne la fermeture de votre dossier sans autre avis ni délai.
L’audience est une séance au cours de laquelle le tribunal entend la preuve présentée par les parties ainsi que leur argumentation. L'audience peut avoir lieu à distance, il s'agit alors d'une visioaudience. Pour connaître le déroulement d’une audience devant la Commission de la fonction publique, visionnez la capsule Web.
Votre présence à l’audience est obligatoire, notamment pour vous assurer que les faits sont bien rapportés et pour faire valoir vos arguments.
Vous devez confirmer votre présence au greffe de la Commission une semaine à l’avance. Si vous êtes dans l’impossibilité d’assister à l’audience, vous devez justifier par écrit sans délai votre demande de remise, laquelle ne sera accordée que si un motif sérieux est invoqué et si l'intérêt de la justice le requiert. La Commission jugera de sa recevabilité et, le cas échéant, elle convoquera à nouveau les deux parties pour les informer de la nouvelle date de l’audience. Si la Commission refuse votre demande de remise, la date de l’audience est maintenue.
Toutefois, si vous ne vous présentez pas à l’audience à laquelle vous avez été convoqué, et que vous n’avez pas informé la Commission d’un motif valable justifiant votre absence, la Commission peut décider du recours, notamment en le rejetant.
Vous avez le droit de vous présenter seul à l’audience ou d'être représenté par un avocat. Si vous désirez qu’une personne vous représente, la Loi sur le Barreau exige que celle-ci soit un avocat.
Vous pouvez également être accompagné par une personne autre qu’un avocat, mais celle-ci ne pourra parler en votre nom.
Afin de préserver son rôle de neutralité, la Commission ne peut vous fournir d’avis juridique ou le nom d’un avocat.
Si vous êtes membre d’une association reconnue par l’employeur, vous pouvez vérifier si elle offre les services d’un avocat.
La préparation à une audience est importante pour tous, mais elle le devient encore plus si vous n’êtes pas représenté. La Commission vous fait donc quelques suggestions pour vous permettre de bien vous préparer en vue de l’audience.
Elle vous invite également à consulter son guide d’accompagnement pour les personnes non représentées par un avocat 
. Les informations contenues dans ce guide vous aideront à bien évaluer l’impact de votre décision et à mieux comprendre le déroulement d’une audience. Si votre décision n’est pas encore prise, ce guide viendra alimenter votre réflexion. Sans être exhaustif, il facilitera aussi votre compréhension du processus en matière de justice administrative.
Comme toute préparation demande du temps, vous devriez commencer votre démarche le plus tôt possible.
Votre recours sera entendu par un juge administratif nommé par l’Assemblée nationale. Il n’a pas de parti pris, ni pour l’employé, ni pour l’employeur.
Pour faire votre preuve, vous devrez démontrer clairement, de façon concise et précise, et à l’aide d'éléments de preuve (témoignages et dépôt de documents), qu’une décision rendue à votre égard n’était pas juste.
L’examen des décisions antérieures de la Commission peut constituer un moyen très utile de comprendre comment le tribunal a analysé des faits et des points litigieux semblables à ceux que vous présentez dans votre recours.
Un autre moyen de mieux comprendre en quoi consiste une audience, c’est d’y assister. Les audiences tenues à la Commission sont ouvertes au public. Sous réserve d’une ordonnance spéciale de huis clos, vous pouvez y venir en tant qu’observateur, même si vous ne connaissez pas les parties. Vous aurez ainsi la chance de voir le déroulement des procédures, la présentation de la preuve ainsi que l'argumentation.
Si cela vous intéresse, consultez l'horaire des audiences. Ces dernières se tiennent normalement à Québec ou à Montréal.
Nous vous recommandons de vérifier, la veille, si l’audience se tient comme prévu.
Les renseignements contenus dans votre dossier de recours ne constituent pas des éléments de preuve. Les seuls renseignements que le juge administratif peut utiliser pour prendre une décision sont ceux présentés en preuve par les parties pendant l’audience. Cela signifie qu’il faut accorder une attention particulière aux éléments de preuve que vous désirez présenter.
La Commission peut accepter plusieurs types d’éléments de preuve. En voici quelques exemples :
Faites d’abord un résumé des points que vous désirez faire valoir et, pour chaque point, préparez les éléments qui vont vous servir à faire la preuve des faits pertinents. Afin de ne rien oublier, notez la façon dont vous entendez procéder et ce dont vous aurez besoin au moment de l’audience.
Vous avez des documents pertinents au litige que vous désirez déposer en preuve à l’audience? Déposez-les au moment où vous y faites référence afin que chaque partie et le juge administratif puissent en prendre connaissance. Un exemplaire sera conservé au greffe de la Commission.
Si vous désirez faire témoigner une personne, il suffit généralement de lui demander, par écrit ou verbalement, d’être présente à l’audience à l’heure, à la date et au lieu que vous lui indiquerez.
Toutefois, une personne n’est pas obligée de venir témoigner ou de déposer un document, sauf si elle y est contrainte par une « citation à comparaître ». Cette dernière est délivrée par la Commission, à votre demande, ou par l'avocat qui vous représente, et doit être notifiée avant l’audience. Les délais de notification sont prévus dans le Règlement sur la preuve et la procédure de la Commission de la fonction publique
et dans le Règlement sur un recours en appel pour les fonctionnaires non régis par une convention collective.
Il est important de parler avec votre témoin, de vérifier sa version des faits, de préparer les questions que vous désirez lui poser, et d’écouter ce qu’il a à vous dire avant de vous présenter à l’audience. Prenez des notes et vérifiez ensemble les faits que vous entendez invoquer.
Confirmez votre demande par écrit lorsque la date et le lieu de l’audience ont été fixés. Pour ce faire, communiquez avec le greffe de la Commission (418 643-1425 ou 1 800 432-0432) et fournissez les renseignements suivants :
– nom et prénom du témoin;
– son adresse complète;
– s’il y a lieu, les documents que vous désirez obtenir, et que le témoin doit apporter.
Il n’en coûte rien pour faire émettre une citation à comparaître par la Commission. Cependant, vous devrez assumer les frais de notification au témoin.
Si l’audience visée par une citation à comparaître ne peut se tenir à la date prévue, peu importe la raison, c’est à vous d’aviser la personne que vous avez fait convoquer par citation à comparaître. Au besoin, vous pouvez demander qu’une nouvelle citation à comparaître soit émise.
La Commission peut convoquer les parties à une conférence téléphonique préparatoire. Cette étape permet notamment de prendre connaissance des positions des parties, mais aussi de planifier le déroulement de l’audience.
Lorsque l'audience débute, le greffier demande d'abord aux deux parties de se présenter, à tour de rôle, ainsi que les personnes qui les accompagnent. Ensuite, le juge administratif explique le déroulement de l'audience. Puis, vous pourrez poser des questions pour obtenir des éclaircissements sur la procédure ou formuler des demandes d'ordonnances particulières.
Les renseignements contenus dans votre dossier ne constituent pas des éléments de preuve. Les seuls éléments que le juge administratif peut utiliser pour rendre une décision sont ceux que les parties présentent en preuve pendant l'audience; il faut donc accorder une attention particulière à ceux que vous soumettez.
Chaque partie présente sa preuve à tour de rôle. Vous devez généralement exposer la votre en premier, sauf dans le contexte d'un recours portant sur un processus de qualification en vue de la promotion ou en matière disciplinaire, où c'est habituellement l'autre partie qui commence.
Votre preuve doit être constituée de documents et de témoignages que vous présenterez de façon cohérente et chronologique pour expliquer votre version des faits.
Vous devez apporter tous les documents nécessaires à la présentation de votre preuve.
Après avoir présenté leur preuve, les parties soumettent leur argumentation. Cette étape est aussi appelée « plaidoirie ». Vous devez alors exposer verbalement vos prétentions en vue de convaincre le juge administratif de leur bien-fondé. Vous devez ainsi établir des liens entre les faits présentés en preuve, le droit applicable et vos prétentions.
La partie qui a présenté sa preuve en premier plaide la première. Ensuite, l’autre partie répond. Puis la première partie peut répliquer aux arguments soulevés par l’autre partie.
Pour vous préparer, vous pouvez mettre par écrit vos arguments et faire des liens avec les témoignages et les documents que vous comptez déposer. Si vous avez pris soin de préparer un plan de votre texte comprenant des titres et des sous-titres, vous pourrez ainsi choisir de lire votre texte ou d’expliquer chaque point dans vos mots, à partir de votre plan.
Pour appuyer vos arguments, vous pouvez consulter les décisions de la Commission sur des causes qui ressemblent à la vôtre et qui vous semblent favorables. C’est ce que l’on appelle la « jurisprudence ». .
Si vous avez trouvé des décisions rendues dans des cas analogues au vôtre, et qui soutiennent vos prétentions, vous pourrez en déposer des copies en expliquant brièvement leur pertinence par rapport à votre dossier. Vous pourrez également expliquer pourquoi, selon vous, les décisions déposées par l’autre partie et qui ne vous sont pas favorables ne devraient pas être considérées.
À la fin de l’audience, le juge administratif peut rendre sa décision immédiatement; cependant, le plus souvent, il prendra la cause en délibéré.
Pendant le délibéré, le juge administratif analysera les faits et les arguments présentés et étudiera les questions de droit pertinentes pour rendre sa décision. Celle-ci sera mise par écrit et motivée, et le greffe en fera parvenir une copie aux parties par courriel. Dans l’intervalle, vous n’avez pas le droit de communiquer avec le juge administratif ni de lui transmettre d’autres documents.
Lorsque vous vous présentez à la Commission, vous devez faire preuve de respect, de courtoisie et de retenue, que ce soit envers le juge administratif, l’autre partie, les avocats, les témoins ou le personnel de la Commission.
De plus, certaines règles doivent être respectées dans la salle d’audience. En voici quelques-unes :
L’accès au tribunal de la Commission est gratuit. En général, lorsque vous êtes convoqué en audience, vous avez droit à votre traitement pendant la période où votre présence est requise. Vous pouvez aussi être remboursé pour les frais liés à vos déplacements. Vous devez cependant consulter votre direction des ressources humaines afin de connaître les détails et les modalités de remboursement.
À noter que vous n’avez pas droit à votre traitement ni au remboursement de vos frais de déplacement pour vous préparer, s’il y a lieu, en vue de l’audience proprement dite.
Tous les renseignements fournis dans le cadre de votre recours sont d’ordre public, sauf si la Commission les a obtenus alors qu’elle siégeait à huis clos, ou s’ils sont visés par une ordonnance de confidentialité interdisant ou restreignant leur divulgation, leur publication ou leur diffusion.
Toutes les décisions rendues par la Commission sont également publiques.
La durée de l’audience est variable. Elle peut être de quelques heures à plus d’une journée, selon la complexité du sujet, le nombre de parties et le nombre de témoins.
De plus, toute personne qui le désire peut assister à l’audience, à moins que la Commission n’ordonne le huis clos.
Peu importe les raisons, si vous désirez mettre un terme à votre recours, vous pouvez le faire en tout temps. Le désistement d’un recours doit être déposé à la Commission, par écrit ou en ligne, ou être exprimé verbalement à l’audience. Le désistement d’un recours entraîne la fermeture de votre dossier sans autre avis ni délai.
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